Sijaisten hallinta äkillisissä poissaoloissa- "yhden luukun malli"

Vuonna 2023 järjestimme noin 70 000 työpäivälle sijaisen yksiköiden äkillisiin poissaoloihin. Poissaolojen järjestämiseen käytössämme on noin 150 Siun soten eri yksiköissä kiertävää vakituista varahenkilöä sekä ulkopuolisia Temporen keikkalaisia.

Äkillisten poissaolojen järjestäminen kuormittaa esihenkilöiden päivittäistä työtä.
Aikaisemmin näitä poissaoloja hallinnoitiin kahden eri järjestelmän avulla, koska sijaisia välitettiin kahden eri toimijan kautta. Käytössä oli omat kiertävät varahenkilöt ja Temporen keikkalaiset. Tämä lisäsi häiriökysyntää sekä esihenkilöiden työmäärää ja epätietoisuutta sijaisten saamisesta. Kahden järjestelmän käyttö lisäsi myös riskiä kahden sijaisen kiinnittymisestä samaan poissaoloon.

Tunnistimme tarpeen selkeyttää äkillisten poissaolojen sijaishallintaa. Tavoitteena oli vähentää esihenkilöiden työmäärää, kohdentaa sijaisresurssia oikein ja saada sitä kautta kustannusvaikutuksia. Sovimme vuosi sitten yhden järjestelmän eli "yhden luukun" periaatteen käyttöönotosta.
Valitsimme järjestelmäksi Temporen omakoordinointialustan ja teimme tiivistä yhteistyötä järjestelmätoimittajan yhteyshenkilöiden kanssa.

Pyysimme palvelualueiden päälliköitä/ylihoitajia nimeämään alueiltaan esihenkilöt keräämään keskuudestaan ideoita ja toiveita äkillisten poissaolojen hallintaan. Palautteen pohjalta loimme esihenkilöiden kanssa yhdessä pelisäännöt uuden palvelualustan käytölle. Lisäksi perustimme eri palvelualueille omat Teams-kanavat parantamaan sijaishallinnan ja yksiköiden välistä yhteistyötä.

Kehitystyössä oli mukana Siun soten sijaishallinta, yksiköt eri palvelualueilta ja Tempore järjestelmätoimittajana. Käynnistimme uuden palvelualustan käytön vuoden 2024 alusta.


Esihenkilöiden käyttöön tuli yksi palvelualusta, mihin he tekevät äkillisten poissaolojen sijaispyynnöt. Esihenkilöt näkevät yhdestä paikasta käytettävien sijaisten määrän, niin omat kiertävät varahenkilöt, kuin Temporen keikkalaisetkin. Sijaispyynnön tehtyään esihenkilöt, varahenkilöt, keikkalaiset ja palveluvastaavat saavat heti tiedon sijaisen kiinnittymisestä työvuoroon.

Yhteydenpito yksiköiden esihenkilöiden ja sijaishallinnan kanssa on parantunut yhteisten Teams-kanavien kautta. Toimintamme on tullut läpinäkyvämmäksi uuden palvelualustan myötä.

Lisäksi yhdeksän kuukauden aikana on saavutettu säästöjä. Äkillisten sijaistarpeiden täyttöaste on parantunut, vakituisten kiertävien varahenkilöstön käyttö on lisääntynyt ja osaaminen kohdistunut paremmin yksiköihin. Myös ulkopuolisten keikkalaisten käyttö on vähentynyt.

Keräämme säännöllisesti palautetta esihenkilöiltä palvelualustan käytöstä, sekä yhteistyöstämme, ja kehitämme niitä edelleen. Yksiköiden palaute on ollut positiivista: "yhden luukun malli" toimii hyvin ja säästää esihenkilön työaikaa, erittäin paljon ovat asiat menneet eteenpäin, käyttäjää paremmin palveleva toimintatapa.
Palvelualusta.pdf

Toimialat

Teemat