Taukotupa – koko henkilöstön yhteinen virtuaalinen taukopaikka

Siun sotessa on noin 8000 työntekijää, jotka työskentelevät ympäri Pohjois-Karjalaa organisaation eri toimipisteissä ja etätöissä. Lisäksi työtä tehdään hyvin erilaisissa vuoroissa, mikä luo oman haasteensa henkilöstön väliseen vuorovaikutukseen. Taukotupa syntyi tarpeesta mahdollistaa henkilöstölle paikka yhteiselle ja avoimelle keskustelulle ajasta ja paikasta riippumatta.

Taukotupa on organisaation sisäinen sosiaalisen median alusta, joka toimii Viva Engage -sovelluksella. Tavoitteena oli mahdollistaa koko henkilöstölle matalan kynnyksen keskustelu yli tiimi-, yksikkö- ja toimialuerajojen.

Vaikka organisaatiomme on suuri, olemme silti yksi joukkue. Taukotupa luo uuden alustan yhteishengen ja kollegiaalisen ilmapiirin vahvistamiselle, jolloin myös henkilöstön työhyvinvointi ja pitovoima paranevat. Tavoitteenamme on rakentaa organisaatiossamme yhä keskustelevampaa ja avoimempaa kulttuuria, jota Taukotupa osaltaan kehittää.

Yhdessä tehden ja toisiamme auttaen pääsemme parhaisiin mahdollisiin lopputuloksiin. Siunsotelaiset omaavat valtavan määrän osaamista ja ammattitaitoa, jonka jakamiseen myös Taukotupaa voi hyödyntää. Taukotuvalle voi tehdä keskustelunaloituksia sekä jakaa tietoa alamme ajankohtaisista aiheista ja ilmiöistä.

Jokaisella siunsotelaisella on automaattisesti pääsy alustalle, joten kukaan ei jää ulkopuoliseksi. Organisaatiomme kannustaa henkilöstöä käymään keskustelua Taukotuvalla, mutta sen käyttö on jokaiselle vapaaehtoista. Kehittämisprosessi alkoi tarpeiden ja tavoitteiden tunnistamisella. Taukotuvan alustaksi valikoitui Viva Engage -sovellus, joka on osa Siun soten M365-pilviympäristöä. Kehittämistyötä vietiin eteenpäin moniammatillisen tiimin yhteistyönä. Tiimi koostui viestinnän, henkilöstöpalvelujen, ICT-palvelujen sekä muiden toteutuksessa avustaneiden tahojen ammattilaisista. Teknisessä toteutuksessa tukena oli Microsoft-kumppani Meltlake.

Taukotuvalle luotiin pelisäännöt ja ohjeet yhteisen keskustelun tueksi. Lisäksi suunniteltiin rakenne, joka auttaa käyttäjää löytämään haluamansa aihepiirin keskustelut. Alkuvaiheessa keskusteluja varten luotiin muutamia valmiita yhteisöjä.

Taukotuvalla on yksi yhteinen Porinat-yhteisö, josta löytää koko Siun soten henkilöstön. Muihin yhteisöihin työntekijät voivat liittyä omien mielenkiinnonkohteidensa mukaisesti. Esimerkkeinä yhteisöistä mainittakoon Kirppari-yhteisö, jossa voi myydä tai lahjoittaa itselle tarpeettomia tavaroita. Tämän lisäksi löytyy muun muassa oman yhteisöt kimppakyydeille ja digituelle. Jokainen siunsotelainen voi myös tarpeeseen perustuen pyytää uuden keskusteluyhteisön avaamista tietyn aihepiirin ympärille.

Taukotuvan käyttöönottoa ja toimintaperiaatteita käsiteltiin yhteistoiminnassa henkilöstön edustajien kanssa. Taukotuvan käyttöönotosta viestittiin monikanavaisesti sisäisen viestinnän eri kanavissa. Henkilöstöä kannustettiin ja aktivoitiin Taukotuvan käyttöön erilaisin tempauksin, joiden tavoitteena oli tehdä alusta ja sen toimintaperiaatteet tutuiksi.

Yhteisen keskustelualustan nimeksi valittiin Taukotupa. Nimenä Taukotupa kuvastaa organisaation yhteistä kahvihuonetta, jossa voi käydä erilaisia kahvipöytäkeskusteluja sijainnista riippumatta. Nimi viittaa myös siihen, että alustalla voi keskustella vapaa-ajan asioista ja omista mielenkiinnon kohteista. Taukotuvan myötä henkilöstölle avautui uusi, vapaan keskustelun alusta, jota ei aiemmin ollut. Kehitystyö ja Taukotuvan tunnetuksi tekeminen jatkuvat yhä, mutta siunsotelaiset ovat jo oppineet hyödyntämään luovasti Taukotuvan tuomia mahdollisuuksia.

Taukotuvalle jaetaan esimerkiksi työyhteisöjen onnistumisia ja kuulumisia sekä kuvaterveisiä arjen eri hetkistä. Tätä kautta ilon hetket tuovat valoa myös muiden siunsotelaisten päiviin.

Taukotuvalle jaetaan siunsotelaisten toimesta tietoa alamme ajankohtaisista aiheista, julkaisuista ja kursseista. Lisäksi Taukotuvalla on kysytty henkilöstöltä vinkkejä esimerkiksi työhyvinvoinnin ylläpitämiseen ja arjen kuormituksesta palautumiseen. Taukotuvasta on muodostunut henkilöstön osallistamisen kanava, jota kautta kautta voimme oppia toisiltamme ja kehittyä.

Yhteisöllisyys ja vapaamuotoinen avoin keskustelu ovat lisääntyneet Taukotuvan käyttöönoton myötä. Taukotuvalla voi tutustua muihin siunsotelaisiin välimatkoista ja työtehtävistä riippumatta. Taukotupa on tavoittava kanava, jota voi hyödyntää erilaisiin arkisiin asioihin, kuten kimppakyytien järjestämiseen ja kirppistavaroiden kierrättämiseen.

Tavoitteena on saada Taukotupa yhä aktiivisempaan ja monipuolisempaan käyttöön. Kehitettävää löytyy vielä, mutta suunta on oikea.

Toimialat

Teemat