Tavoiteseinä avoimen ja kehittävän arvioinnin välineenä

Järvenpää palkitsee vuosittain työyhteisöjä Innovaatio- ja ideapalkinnoilla hyvistä työelämän kehittämishankkeista. Inno- ja ideakilpailussa haetaan kaupunkistrategiaa tukevia innovaatioita, jotka on jo viety käytäntöön tai toteuttamiskelpoisia ideoita, joita tulisi viedä käytäntöön.

Vuonna 2016 yksi Inno- ja ideapalkinnon saajista oli Koti- ja erityisasumisen johtotiimi ideasta ”Tavoiteseinä avoimen ja kehittävän arvioinnin välineenä”. Kaupungin arvot ja tavoitteet ovat usein henkilöstölle vieraita ja niiden ei koeta mitenkään liittyvän arkiseen jokapäiväiseen työhön. Myöskään kuntalaisilla ei ole välttämättä tietoa, mitä milläkin toiminnalla tavoitellaan. Organisaation arvot, visiot ja tavoitteet kuitenkin nivoutuvat tiiviisti palvelujen tuottamiseen ja ne tulee selkeämmin tuoda näkyville myös ”ruohonjuuritasolle”.

Tavoiteseinän avulla koko henkilöstö johtoa myöten voi seurata tavoitteiden toteutumista. Idealla halutaan hienosti sitouttaa henkilöstöä entistä paremmin tavoitteiden mukaiseen toimintaan. Se ohjaa henkilöstöä taloudellisen ja vaikuttavan toiminnan toteuttamiseen ja auttaa yksikköä pysymään talouden asettamissa raameissa tai jopa synnyttämään säästöä kehittämistoiminnan motivaation mahdollisesti lisääntyessä.

Tavoiteseinä tuo lisäksi uudella tavalla esiin yksikön tavoitteet ja toimenpiteet myös siellä käyville ihmisille, asiakkaille, omaisille ja kuntalaisille. Palveluja käyttävät asiakkaat sekä heidän läheisensä pääsevät uudella tavalla tietoisiksi kaupungin yksiköiden kehittämistoiminnasta ja tavoitteista, jolloin heillä on myös mahdollisuus kommentoida ja antaa omia näkemyksiään asioista.
Tavoitteena on tuoda kuluvalle vuodelle asetetut tavoitteet ja tehdyt toimenpiteet uudella tavalla esiin läpinäkyvästi ja avoimesti. Idean konkreettinen muoto (tavoiteseinä) on osin lainattu Eksotelta, jossa vastaavan tyyppinen seinä oli tehty sairaalan tuloaulaan keskeisimmälle paikalle. Siitä kaikki talon asiakkaat, työntekijät, vierailijat kulkevat ohitse. Eksoten vierailun jälkeen jatkokehitimme Eksoten ideaa meille palveluihin soveltuvaksi. Teimme ensimmäiset tavoiteseinät Järvenpään koti- ja erityisasumisen yksiköihin maalis-huhtikuussa 2016 yhdessä henkilöstön kanssa.

Konkreettisesti kyse on kaupungin yksikön seinällä olevasta kokonaisuudesta, jossa on näkyvillä kaupungin arvot ja mitä ne tarkoittavat juuri kyseisen yksikön toiminnassa. Seinällä kuvataan myös yksikön sen vuoden tavoitteet, mittarit, painopisteet ja toimenpiteiden seurannan tilanne. Toimintayksikkö voi olla esim. päiväkoti, palvelutalo, koulu tai kaupungintalo.

Tavoiteseinä tehdään keskeiselle ja näkyvälle paikalle kuntalaisten ja asiakkaiden nähtäväksi. Seinältä voi kuka tahansa yksikössä oleva tarkastella, millaisia tavoitteita yksikkö on asettanut ja miten ne ovat toteutuneet. Tavoitteiden toteutumista voidaan havainnollistaa visuaalisin keinoin, esim. ylös/alas -nuolilla, hymynaamoilla tai eri värein. Pääasia on, että seinä kuvaa toiminnan suuntaa suhteessa tavoitteeseen, se on selkeä ja yksinkertaisesti tulkittavissa.
Tavoiteseinää on ollut nyt koti- ja erityisasumisen yksiköissä muutaman kuukauden, mutta nyt jo on nähtävissä, että asetetut tavoitteet nähdään osana toimintaa. Jo prosessin aikana tavoitteet alkoivat tulla osaksi arkea aivan uudella tavalla, sillä niistä keskusteltiin aiempaa enemmän ja ne tulivat mukaan myös konkreettiseen toimintaan.

Lisäksi tavoitteiden yhdessä käsitteleminen on lisännyt sitoutumista niiden toteuttamiseen sekä aktiivisuutta oman toiminnan arviointiin. Tarkoituksena on, että henkilöstön kanssa vähintään kerran kuukaudessa arvioidaan keskustellen kunkin tavoitteen toteutumisen tilannetta tiimeittäin noin 15 minuutin ajan.

Toimialat

Teemat