Vaikuttavuutta tiedon voimalla työllisyys- ja kasvupalveluissa

Tampereen kaupungin työllisyys- ja kasvupalveluissa käynnistettiin tiedolla johtamisen kehittämistyö, jonka tavoitteena on vahvistaa päätöksenteon laatua, palvelujen vaikuttavuutta ja organisaation strategista kyvykkyyttä. Kehittämistyön lähtökohtana on ollut tarve rakentaa yhtenäinen ja ennakoiva tiedolla johtamisen kulttuuri, jossa data tukee johtamista organisaation eri tasoilla.

Lähtötilanteessa tietoa oli paljon, mutta se oli hajallaan ja sirpaleista. Kehittämistyössä tämä tieto haluttiin tuoda eheäksi kokonaisuudeksi ja siten parantaa tiedolla johtamisen ja raportoinnin edellytyksiä.

Kehittämisen painopisteet ovat:

Ennakointi ja toimintaympäristötieto
Mahdollistaa tulevaisuuden tarpeiden tunnistamisen ja niihin varautuminen.

Palvelujen vaikutusten arviointi
Tiedon avulla voidaan mitata ja kehittää palvelujen vaikuttavuutta.

Asiakkuustiedon hyödyntäminen
Tukee asiakaslähtöistä palvelumuotoilua ja kohdentamista.

Toimintatiedon analysointi
Mahdollistaa prosessien optimoinnin ja resurssien tehokkaan käytön.

Kehittämistyössä haluttiin lisäksi kasvattaa henkilöstön tiedolla johtamisen kyvykkyyttä. Tähän tavoitteeseen pääsemiseksi päädyttiin rakentamaan osallistava kehittämistyön kokonaisuus, jossa asiantuntijat osallistuvat aktiivisesti kehittämiseen, tietolähteiden määrittämiseen ja priorisointiin. Samalla osallistavalla työotteella pyrittiin selkiyttämään tiedolla johtamiseen liittyviä rooleja ja vastuita organisaatiossa.

Tiedolla johtamisen kehittäminen on osa laajempaa strategista arvonluontia, jossa investoidaan henkilöstön osaamiseen, hyvinvointiin ja sitoutumiseen. Tiedolla johtamisen kehittämistyö kiinnittyy vahvasti esimerkiksi Tampereen seudun työllisyysstrategiaan kirjattuihin tavoitteisiin, joissa työvoimatarpeen kysyntä ja ennakointi on nostettu erityisiksi painopisteiksi. Kehittämistyö käynnistyi yhteisen ymmärryksen rakentamisesta. Ensimmäiseksi tunnistettiin tiedolla johtamisen, raportoinnin ja analytiikan keskeiset avainresurssit. Asiantuntijoiden johdolla laadittiin kattava nykytilan kuvaus, jonka pohjalta hahmoteltiin konkreettinen kehittämisen tiekartta. Toimenpiteiden edistämisessä korostui yhteinen sitoutuminen ja suunnitelmallinen eteneminen.

Yksi kehittämistyön keskeisistä vaiheista oli tietotarpeiden kartoittaminen. Tämä toteutettiin laajana työpajasarjana, joka kokosi yhteen työllisyysalueen ja palveluryhmän työyhteisön. Työpajoissa ei keskitytty vain siihen, mitä tietoa tarvitaan, vaan myös siihen, miten organisaatio voi vahvistaa kykyään hyödyntää tietoa päätöksenteossa ja toiminnan kehittämisessä. Keskustelut palveluyksiköiden johdon ja asiantuntijoiden kesken olivat vilkkaita ja rakentavia. Niissä hahmoteltiin eri roolien tietotarpeita ja määriteltiin kriittiset tiedot, jotka tukevat strategisia ja operatiivisia tavoitteita.

Työpajatyöskentely eteni vaiheittain. Aluksi perehdyttiin tiedolla johtamisen teoriaan ja tunnistettiin eri käyttäjäryhmät. Seuraavassa vaiheessa tarkasteltiin tietoja niiden käyttötason ja merkityksen mukaan. Lopuksi koottiin työpajojen tulokset yhteen ja laadittiin suunnitelma, joka toimii tiekarttana kohti vahvempaa tiedolla johtamisen kulttuuria. Yhteinen tilannekuva tiedolla johtamisen nykytilasta ja kehittämistarpeista loi vahvan pohjan jatkokehitykselle – ja ennen kaikkea vahvisti ymmärrystä siitä, että tieto ei ole vain resurssi, vaan keskeinen osa organisaation toimintaa ja johtamista.

Henkilöstövoimavarojen tiedolla johtamisen osalta toteutettiin asiantuntijahaastatteluihin perustuva kypsyystason määrittäminen. Haastattelujen avulla saatiin syvällinen kuva siitä, missä vaiheessa organisaatio on henkilöstötiedon hyödyntämisessä. Kypsyystason määrittämisen pohjalta laadittiin kehittämissuunnitelma, jonka tavoitteena on parantaa henkilöstöön liittyvien tietotuotteiden saatavuutta, vahvistaa henkilöstön osaamista sekä edistää tietoon perustuvan johtamisen toimintakulttuuria.

Yhtenä kehittämistyön konkreettisena tuloksena rakennettiin integraatio valtionhallinnon asiakastietojärjestelmien tietovarannosta työllisyysalueelle. Tämä vaati laajaa ja monialaista yhteistyötä muun muassa kaupungin digitalisaatio- ja tietohallintoyksikön kanssa. Tietojen tuonti ja varastointi toteutettiin kaupungin datastrategian mukaisesti, tietosuoja huomioiden.

Eri tietolähteistä kootun tiedon loppuasiakkaalle näkyvä kokonaisuus rakentui visuaalisesti saavutettavan Power BI -raporttikokonaisuuden, Työllisyys- ja kasvupalvelukatsauksen varaan. Katsaukseen kytkeytyvät myös käyttöoikeuksin rajatut erillisraportit, joita käytetään muun muassa toiminnanohjauksen tukena. Jatkuvasti päivittyvien raporttien pohjalta luotiin säännöllinen malli tilannekuvan tuomiseksi johdolle. Tiedolla johtamisen asiantuntijat yhdistävät tilannekatsauksissa tietoa analyyseiksi, joiden pohjalta johto voi ohjata päätöksentekoa. Raportoinnin kokonaisuutta kehitetään jatkuvasti saadun palautteen perusteella.

Yksi kehittämistyön merkittävistä tuloksista on myös asiakastyötä tekevän virkailijan tasolle kerääntyvä asiakaskokemustieto. Tätä tietoa voidaan hyödyntää esimerkiksi kehityskeskusteluissa ja tiimien ohjaamisessa. Palautteita seurataan ja arvioidaan suhteessa johdon asettamiin asiakaskokemuksen tavoitetiloihin.

Työllisyys- ja kasvupalvelukatsaus sisältää laajan raportointikokonaisuuden, joka on jaettu tietotuotteittain asiakkuuksiin, talouden seurantaan, HR-tietoon, kansainvälisiin asiakkuuksiin, toimintaympäristö- ja ennakointitietoon, toimintaan ja toiminnan ohjaukseen, palvelujen vaikutuksiin ja vaikuttavuuteen sekä strategia- ja kehittämistoimintaan. Raportointikokonaisuus on kattavuudessaan poikkeuksellisen laaja.

Seuraavana kehitysaskeleena on automaation lisääminen tiedon ja raporttien käsittelyyn sekä tekoälypohjaisen ennakoinnin tuominen mukaan prosessiin. AI näkyy jo nyt raportoinnissa tekoälypohjaisina yhteenvetoina, jotka helpottavat tiedon hyödyntämistä avaamalla keskeisiä huomioita näkymässä. Raportointikokonaisuutta arvioidaan myös suhteessa tehtyihin strategisiin valintoihin - käytännössä tämä tarkoittaa kysyntälähtöisyyden huomioimista raportoinnissa.

Kehittämistyön yhtenä tavoitteena oli myös kasvattaa henkilöstön tiedolla johtamisen kyvykkyyttä. Tätä tuettiin mm. Moodle-koulutuksella "Tiedolla johtaminen ja tiedon hyödyntäminen Työllisyys- ja kasvupalveluissa", jonka oppimistavoitteet keskittyivät perusymmärrykseen tiedolla johtamisesta, oman roolin tunnistamiseen prosessissa sekä Power BI -raporttien käytännön hyödyntämiseen.

Lisäksi perustettiin tiedolla johtamisen foorumi, joka toimii yhteiskehittämisen alustana. Foorumin kautta asiantuntijat voivat oppia toisiltaan ja kehittää tiedolla johtamisen käytäntöjä omissa tiimeissään. Foorumi tuo näkyvyyttä tiedolla johtamisen innovaatioille ja jalkauttaa ne osaksi arjen tekemistä. Tiedolla johtamisen asiantuntijafoorumin toimintamallia laajennetaan saatujen kokemusten perusteella koko organisaatioon myöhemmin.

Koko kehittämistyö on toteutettu alusta loppuun organisaation omilla resursseilla ja osaamisella. Ulkopuolisia asiantuntija- tai konsulttipalveluja ei ole käytetty kehittämistyön vaiheissa. Kaikki kehittämistyöhön liittyvä sisältö on jäänyt organisaation omaan käyttöön, mikä mahdollistaa sen tehokkaan hyödyntämisen myös tulevaisuudessa – niin jatkokehittämisessä kuin arjen johtamistyössä. Kehittämistoimien tuloksena työyhteisö on ottanut askeleen kohti tiedolla johdettua toimintakulttuuria. Yhdessä sovitut, määritellyt ja rakennetut seurantamittarit sekä raportit ovat tuoneet päätöksenteon ja asiakastyön tueksi luotettavaa, analysoitua tietoa. Selkeät visualisoinnit auttavat hahmottamaan monimutkaista ja jatkuvasti muuttuvaa toimintaympäristöä, mikä on parantanut organisaation kykyä hyödyntää tietoa tehokkaasti. Tämä on lisännyt työn vaikuttavuutta ja ennakoitavuutta sekä vahvistanut suunnittelun laatua.

Erityisen merkittävää on, että kehittämistyö on toteutettu kokonaan ilman ulkopuolisia hankintoja. Tämä tekee kehittämisestä poikkeuksellisen kustannustehokasta ja osoittaa organisaation sisäisen osaamisen vahvuuden.

Kehittämisen tuloksena on syntynyt konkreettisia kustannushyötyjä, esimerkiksi vaikuttavuusperusteisten hankintojen kautta, joissa tietoa on voitu hyödyntää suoraan ostopalvelujen tulosohjauksessa. Kehitetyt laskentamallit ovat tuoneet lisäarvoa ja mahdollistaneet resurssien kohdentamisen entistä tarkemmin.

Kehittämistyö on vahvistanut yhteistä ymmärrystä tiedolla johtamisesta ja synnyttänyt tiimeissä uusia innovaatioita, jotka tukevat asiantuntijoiden työtä käytännön tasolla. Työ ei ole kertaluonteista, vaan perustuu jatkuvaan, iteroivaan kehittämiseen.

Tampereen seudun työllisyysalueen ja kumppaniverkoston kanssa laadittu, vastavalmistunut työllisyysstrategia ohjaa toimintaa yhä vahvemmin kysyntälähtöiseksi. Tämä asettaa kehittämiselle uusia suuntaviivoja ja vahvistaa tiedolla johtamisen roolia tulevaisuuden suunnittelussa.

Kehittämistyötä tehdään aktiivisesti myös C6-verkkokaupunkien kanssa, joissa etsitään yhteisiä nimittäjiä tiedon hyödyntämiseksi. Valmisteilla on muun muassa tulorekisteritietojen hyödyntäminen vaikuttavuuden arvioinnissa, mikä avaa uusia mahdollisuuksia tiedon käytölle strategisessa päätöksenteossa ja vaikuttavuuden seurannassa. Työnhakija-asiakkaiden osaamis- ja työnhakuprofiilitietojen saaminen kansallisesta tietovarannosta lainsäädännön muuttuessa avaa sekin erinomaisia mahdollisuuksia tiedolla johtamisen näkökulmasta,

Toimialat

Toiminnot

Teemat