Tiedolla johtamisen vahvistaminen Pirkanmaan hyvinvointialueen lähisairaaloiden päivittäisjohtamisessa

Päivittäisjohtamisen tiedolla johtamisen vahvistaminen Pirkanmaan hyvinvointialueen Lähisairaaloiden osastohoidossa

Tarve nousi esiin vuosittain toteutettavassa Pirkanmaan hyvinvointialueen (Pirha) tietojohtamisen itsearviointikyselyssä. Kyselyn tulokset osoittivat erityisesti lähijohdon hyötyvän tietojohtamisen kyvykkyyden vahvistamisesta. Keskustelut palvelulinjojen johdon, kehittäjien ja tietojohtamisen yhdyshenkilöiden kanssa tukivat tätä havaintoa.

Kehittämistyön tarkoituksena on vahvistaa tietojohtamisen kyvykkyyttä erityisesti lähijohdon tasolla, mutta tavoitellen kyvykkyyden vahvistumisen heijastusvaikutuksia kaikilla johdon tasoilla. Tavoitteita asetettiin kaksi, joista ensimmäisenä on tunnistaa ja koota lähijohdon pirstaleista arkea kokoavat, päivittäisjohtamista tukevat tiedot yhdelle, päivittäisjohtamisen Tableau-raportille. Ideana on tukea tiedon sujuvaa käyttöä, kun olennaiset tiedot löytyvät yhdeltä raportilta. Lähtökohtatilanne ennen tietotarpeiden tunnistamista ja kokoamista oli, että johto etsi tietoa eri raporteilta, jotka sijaitsevat osin myös eri järjestelmissä. Lisäksi tietoisuus kaikille Pirhan palvelulinjoille yhteisistä, geneerisistä, tiedoista ja toisaalta omalle toiminnalle spesifeistä tiedoista oli hajanainen.

Toinen tavoite liittyi tiedon hyödyntämisen prosessien ja toimintatapojen täsmentämiseen ja siten selkeän kytköksen luomiseen arjen johtamisen ja tiedon hyödyntämisen välillä. Tätä tavoitetta varten luotiin tiedon hyödyntämisen palvelukokonaisuus, joka tukee raportin käyttöönottoa, tiedon hyödyntämisen toimintatapojen juurruttamista sekä kokonaisuuteen liittyvää muutosjohtamista. Lähtökohtatilanteessa tiedon hyödyntämisen palvelukokonaisuus oli vasta muotoutumassa.

Päivittäisjohtamisen raportti ja tiedon hyödyntämisen tueksi toteutettava palvelukokonaisuus vahvistavat tiedolla johtamisen kyvykkyyttä usealla eri saralla ja erityisesti lähijohtoa koskien. Tarjolla oleva tieto palvelee kuitenkin myös keski- ja ylempää johtoa, sillä raportin suodattimet mahdollistavat tiedon rajaamisen organisaation eri tasoille.

Kehittämistyö aloitettiin ensimmäisenä Pirkanmaan sairaalapalveluiden kanssa syksyllä 2023. Lähisairaaloiden vuodeosastojen päivittäisjohtamisen raportti valmistui kesällä 2025 ollen ensimmäisiä valmistuneita raportteja. Raportin käyttöönottoa ja tiedon hyödyntämistä tukevat palvelut käynnistyivät Lähisairaaloiden vuodeosastoja koskien syyskuussa 2025 ja päättyvät keväällä 2026.

Vastaavia raportteja kehitetään parhaillaan myös muilla palvelulinjoilla läpi Pirkanmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveyspalveluiden. Raporttien kehitystyötä on haastanut Pirkanmaan hyvinvointialueella käytössä olevat useat eri potilas- ja asiakastietojärjestelmät. Kyseessä on laaja, usean vuoden mittainen tietojohtamisen kehittämisen kokonaisuus, josta haluamme nostaa tapauskuvauksena esiin Pirhan Lähisairaaloiden osastohoidon raportin kehittämisen ja tiedon hyödyntämisen edistämisen kokonaisuuden.
Raporttien kehittäminen on alusta alkaen nojautunut vahvasti yhteis- ja vertaiskehittämiseen. Pirkanmaan hyvinvointialueen tietojohtamisen toimialue koordinoi ja vastaa raporttien kehittämisestä sekä tiedon hyödyntämisen palveluiden toteuttamisesta. Kuitenkin jo ennen ensimmäistäkään kehittämistoimenpidettä tarpeesta keskusteltiin ja kokonaisuutta hahmoteltiin yhdessä palvelulinjojen johdon ja kehittäjien kanssa. Koska kehitetty päivittäisjohtamisen raportti kokoaa tietoa useasta eri näkökulmasta, on kehitystyö edellyttänyt alkumetreiltä lähtien myös monitahoista yhteistyötä Pirhan strategisen ohjauksen ja järjestämisen konsernipalveluiden toimijoiden kanssa, kuten henkilöstö-, talous-, hankinta- ja strategiapalveluiden ja mm. omavalvonnan ja asiakaskokemuksen asiantuntijoiden kanssa.

Kaikilla palvelulinjoilla käynnistyneessä ja myös Pirhan Lähisairaaloiden osastohoitoa koskevassa kehittämistyössä voidaan tunnistaa neljä vaihetta: organisoituminen, tietotarpeiden tunnistaminen, visuaalisen raportin kehittäminen sekä tiedon hyödyntäminen ja käyttöönotto. Koko kehittämistyö toteutettiin ilman ulkopuolista rahoitusta ja pääosin omin voimin. Tiedon hyödyntämisen valmennuksen suunnittelussa käytettiin ulkopuolista fasilitointitukea, mutta kokonaisuuteen nähden tämä on hyvin pienessä roolissa.

Kehittäminen eteni seuraavasti Lähisairaalat toimialueen (ja myös muiden palvelulinjojen) kanssa:
1. Organisoituminen
Yhteiskehittämisen organisoituminen rakentuu kaksitasoisesti siten, että Pirhan Tietojohtamisen toimialueen asiantuntijat fasilitoivat ja koordinoivat kehittämistä keskitetysti. Palvelutuotannossa, Lähisairaaloiden toimialueella taas kehittämistyö konkretisoituu moniammatillisessa kehittämistiimissä, johon kuuluu useita henkilöitä keski- ja ylemmästä johdosta sekä asiantuntijoita mm. hoitotyöstä, taloudesta, suunnittelusta ja kehittämisestä. Lisäksi mukana on tietojohtamisen yhdyshenkilö, joka on perehtynyt tietojohtamisen asioihin Lähisairaaloiden toimialueella. Tietojohtamisen toimialueen asiantuntijat fasilitoivat kehittäjäryhmän tapaamisia mahdollistaen kehittämisen vaiheittaisen edistymisen ja tarjoten kehittämistyölle moninaista tietoa kokoavan viitekehyksen. Lähisairaaloiden tietojohtamisen yhdyshenkilö toimi kehittämisen tulkkina ja paikallisen toiminnan kokoajana tietojohtamisen toimialueen ja kehittäjäryhmän välillä. Näin kehittämisen organisoiminen mahdollisti strategisen ja operatiivisen tason näkökulmien huomioimisen edellyttäen kuitenkin jatkuvaa vuorovaikutusta organisaation eri tasoilla ja suunnilla.

Kehittämistoiminnan aikana muotoutunutta organisoitumista voidaan hyödyntää myös jatkossa tietojohtamisen kehittämisen tukena. Lähisairaaloiden kehittäjätiimi saa prosessin aikana mallin tietotarpeiden tunnistamisen, raportin kehittämisen ja tiedon hyödyntämisen tuen toimintamalleista, jolloin raportin ja tiedon hyödyntämisen jatkokehittämiselle rakentuu itseohjatumista tukeva perusta.

2. Tietotarpeiden tunnistaminen
Tietojohtamisen toimialueen asiantuntijat yhdessä palvelutoiminnan kanssa kehittivät raportin viitekehyksen, joka kokoaa yhteen johtamisen arkea tukevat ydintiedot – toiminnasta, taloudesta, henkilöstöstä sekä laadusta ja vaikuttavuudesta – yhdelle näkymälle. Viitekehys on saanut alkunsa Pirkanmaan sairaanhoitopiirin tietojohtamisen kehittämisen aikana, mutta sen operationalisointi on edennyt vasta Pirkanmaan hyvinvointialueella. Viitekehyksessä voidaan tunnistaa sovellettua yhtymäpintaa sekä tasapainotetun mittariston (Balanced Score Card) että johtamisen nelimaali (Quadruple Aim) -ajattelun kanssa. Lisäksi viitekehyksen luomisessa on hyödynnetty benchmarkkausta yksityisen sote-alan organisaation kanssa. Viitekehys antaa mahdollisuuden tarkastella yhtäältä koko Pirkanmaan sosiaali- ja terveyspalveluille yhteisiä, geneerisiä tunnuslukuja ja toisaalta palvelulinja- ja vastuualuekohtaisia erityisiä, spesifejä tunnuslukuja.
Pirkanmaan kaikki palvelulinjat kattava päivittäisjohtamisen raporttien kehittäminen on tapahtunut osin rinnakkain. Tämä on edistänyt yhteisen kielen ja ymmärryksen muodostamista siitä, mitkä tiedot ovat olennaisia ja miksi niitä on tärkeää seurata osana päivittäisjohtamista. Samalla on kannustettu tekemään tietotarpeisiin liittyvää priorisointia ja tunnuslukuihin liittyvää tavoitetyöskentelyä, jolloin tiedolla on edellytyksiä fokusoida ja myös yhtenäistää päivittäisjohtamisen tiedolla johtamista sekä paikallisesti esim. juuri Lähisairaaloiden osastohoidossa että myös Pirha-tasoisesti eri palvelulinjojen välillä, kun päivittäisjohtamisen raporttien kehittäminen etenee systemaattisesti läpi palvelutoiminnan.
Kehittämistoiminnan aikana operationalisoitu tietotarpeiden tunnistamisen viitekehys sekä tietotarpeiden tunnistamista edistäneet fasilitointikäytännöt on sulautettu osaksi Pirhassa luotua tietotuotantomallia, joka ohjaa raporttien kehittämistyötä myös tulevaisuudessa.

3. Visuaalisen raportin kehittäminen
Lähisairaaloiden osastohoidon päivittäisjohtamisen visuaalinen raportti on valmis ja käyttöönottovaiheessa. Raportti on kehitettiin Pirhan tietojohtamisen toimialueen toimesta. Visuaalisen raportin kehittämisvaiheet ovat sisältäneet mm. datalähteiden etsimistä, datan tutkimista ja testailua, datan kypsyystason tarkastuksen, datan yhdistelyä, datan suodattamista sekä datan esitystavan kokeilua ja testausta. Lähisairaaloiden kehittäjäryhmä on testannut raportin käyttöä, antanut siitä palautetta, mikä on huomioitu raportin lopullisessa versiossa. Lähes kaikki tunnistetut ja priorisoidut tietotarpeet on pystytty raportilla toteuttamaan. Muutama tunnistettu tietotarve on siirretty raportin jatkokehitykseen johtuen kirjaamiskäytäntöjen ja tietojärjestelmäkentän kypsyystason kehitysvaiheista.

Päivittäisjohtamisen raportin kehittäminen on vahvistanut Pirha-tasoisen raportoinnin yhdenmukaistamista, kun esim. asiakaskokemuksen, henkilöstön fiilismittareiden ja päivittäisjohtamisen raporttien visuaalisen ilmeen ja tiedon esitystavassa luotiin yhtenäinen tapa. Näin raporttien lukeminen helpottuu, kun tietojen esitystavoissa on yhteneväisyyttä erilaisten raporttien välillä.

4. Tiedon hyödyntäminen ja raportin käyttöönotto
Kehittämistoiminnan aikana luotu päivittäisjohtamisen raportti sisältää useita erilaisia tunnuslukuja neljään eri teemaan (toiminta, talous, henkilöstö sekä laatu ja vaikuttavuus) ankkuroituneena. Raportin käyttöönoton tueksi Pirhan lähisairaaloiden osastohoidon esihenkilöt ja johto osallistuvat tiedon hyödyntämisen palvelukokonaisuuteen, joka tukee monipuolisesti tiedolla johtamisen toimintatapojen tunnistamista, datan luku- ja raportin käyttötaitoa sekä tiedon hyödyntämisen juurruttamista osaksi johtamisen arkea niin, että raportin tuottamaa tieto kytkeytyy osaksi johtamisen erilaisia tekoja ja rutiineja ja auttaa hahmottamaan pirstaleista arjen kokonaisuutta.

Tiedon hyödyntämisen palveluihin osallistuu Lähisairaaloiden osastohoidon lähijohtoa ja muuta johtoa, yhteensä n. 50 henkilöä. Tässä kehitysvaiheessa Lähisairaaloiden osastohoidon päivittäisraportti vaikuttaa esihenkilöiden kautta välillisesti työyhteisöissä, joiden henkilöstömäärä on yhteensä n. 890 henkilöä. Raporttia hyödyntävien työyhteisöjen määrä kuitenkin kasvaa vielä muutamilla yksiköillä, kun kyseiset yksiköt siirtyvät käyttämään uutta potilastietojärjestelmää.

Lähisairaaloiden esihenkilöt ja johto osallistuvat monipuoliseen Pirhan tiedon hyödyntämisen palvelukokonaisuuteen, joka sisältää mm. itseopiskelua Moodle-koulutuksessa sekä lähitoteutuksena toteutettavan Tiedon hyödyntämisen valmennuksen. Lähisairaaloiden päivittäisraportin käyttöönoton yhteydessä Pirhassa suunniteltu Tiedon hyödyntämisen palvelukokonaisuus päästään pilotoimaan ensimmäistä kertaa kokonaisuutena, ja palvelun antia arvioidaan ja seurataan erilaisin menetelmin.

Kehittämisen kustannuksia on tässä vaiheessa mahdoton arvioida ja se edellyttää moniulotteisen arviointimenetelmän luomista. Kehittämistyö on edelleen meneillään ja arviointitulokset nähdään vasta myöhemmin. Tässä vaiheessa voidaan kuitenkin tunnistaa hyötyjä viidestä eri näkökulmasta:

1. Tietojohtamisen kyvykkyyden vahvistuminen
- Lähisairaaloiden osastohoidon lähijohto on saanut käyttöönsä visuaalisen Tableau-raportin, joka kokoaa päivittäisjohtamisen kannalta olennaiset tiedot yhteen näkymään. Ennen raportin kehittämistä lähijohdolla ei ole ollut yhtä kattavasti ja kootusti tietoa käytössään ja näkemys olennaisista tiedoista on ollut hajanainen.
- Raportti tukee tiedon sujuvaa käyttöä, vähentää hajanaisuutta ja parantaa tiedon saatavuutta.
- Kyvykkyyden vahvistuminen heijastuu myös keski- ja ylempään johtoon, sillä raportin suodattimet mahdollistavat tiedon rajaamisen eri organisaatiotasoille. Ennen raportin kehittämistä myöskään keski- ja ylemmällä johdolla ei ole ollut yhtä kattavasti ja kootusti tietoa käytössään.

2. Tietotarpeiden tunnistaminen ja yhteinen ymmärrys
- Kehittämistyö on edistänyt geneeristen ja spesifien tietotarpeiden erottelua, mikä tukee johtamisen eri osa-alueilta strategisesta johtamisesta yksikön päivittäiseen johtamiseen.
- Yhteinen johtamisen viitekehys (henkilöstö, toiminta, talous, laatu ja vaikuttavuus) on operationalisoitu ja viitekehystä hyödynnetään myös muiden kuin päivittäisjohtamisen raporttien kehittämisessä jo tällä hetkellä.

3. Raportoinnin yhdenmukaistaminen
- Visuaalisen ilmeen ja tiedon esitystavan yhtenäistäminen helpottaa raporttien lukemista ja vertailua.
- Tämä tukee organisaation oppimista ja tiedon käytön kulttuurin kehittymistä.

4. Tiedon hyödyntämisen palvelukokonaisuus
- Ensimmäistä kertaa pilotoitava palvelukokonaisuus tukee tiedon lukutaitoa, käyttöä ja juurtumista osaksi johtamisen arkea ja siten tiedolla johtamisen kulttuurin kehittymistä.
- Tiedon hyödyntämisen palveluun osallistuu n. 50 henkilöä. Itse raportin vaikutus ja tiedon hyödyntämisen palveluiden vaikutus ulottuu esihenkilöiden kautta välillisesti n. 890 ammattilaiseen tässä kehityksen vaiheessa.

5. Yhteis- ja vertaiskehittäminen
- Kehittämistyö on nojannut vahvasti yhteis- ja vertaiskehittämiseen, jossa strateginen ja operatiivinen taso kohtaavat.
- Organisoituminen on muotoutunut käytännön kehittämistyön kautta ja tarjoaa mallin jatkokehittämiselle.
- Päivittäisjohtamisen raporttien avoin jakaminen Pirhan Tableau-ympäristössä tukee tiedon virtaamista vertaiskehittämistä yksiköiden välillä ja johdon eri tasoilla.

Kehittämisen arviointi on vielä kesken, mutta oletamme, että vahvistaa lähijohdon kykyä hahmottaa ja johtaa pirstaleista arkea tarjoamalla yhden, visuaalisen raporttinäkymän, joka kokoaa keskeiset tiedot henkilöstöstä, toiminnasta, taloudesta sekä laadusta ja vaikuttavuudesta. Tiedon kokoaminen yhdelle raportille vähentää hajanaisuutta ja helpottaa päätöksentekoa, kun olennaiset tiedot ovat helposti saatavilla ja tulkittavissa. Raportin käyttöönottoa tukeva palvelukokonaisuus edistää tiedon hyödyntämisen juurruttamista osaksi johtamisen rutiineja, vahvistaen tiedolla johtamisen kulttuuria. Kokonaisuudessaan kehittämistyö edistää yhteistä ymmärrystä siitä, mitä tietoa tarvitaan päivittäisjohtamisessa ja miksi, mahdollistaen samalla tiedon käytön laajenemisen myös keski- ja ylemmän johdon tasoille. Kokonaisuus on rakentunut vahvan yhteiskehittämisen pohjalta, mikä todennäköisesti lisää sitoutumista ja varmistaa kehittämisen jatkuvuuden myös tulevaisuudessa. Päivittäisjohtamisen tiedolla johtaminen Pirkanmaan hyvinvointialueen Lähisairaaloiden osastohoidossa.pdf

Toimialat

Toiminnot

Teemat