Tulevaisuuden toimistopalvelut topakasti tiimimallilla

Jämsän kaupungin toimistopalvelut on organisoitu uudestaan kolmen tiimin mallilla. Aikaisemmin toimistotyön osaajat oli siroteltu eri puolille organisaatiota. Jokaisella työyksiköllä oli omat toimistotyön tekijänsä, joilla oli spesifiä omaan alaan liittyvää erityisosaamista. Syksystä 2019 lähtien toimistotyöntekijöiden osaaminen on yhteisessä käytössä, osaamista jaetaan tiimeissä ja toimistotyöstä tulee monipaikkatyötä.

Eläköitymisen myötä Jämsän kaupungin toimistotyötä tekevän henkilöstön määrä tulee supistumaan kovaa vauhtia, sillä kuntatalous ei mahdollista rekrytointien tekemistä eläköitymisten laajuudessa. Perinteisellä organisaatiolla Jämsässä olisi ajauduttu eläköitymisten myötä mahdottomaan tilanteeseen henkilöstövoimavarojen suhteen, sillä jo nyt sekä toimistotyöntekijät että esimiehet raportoivat raskaasta työkuormasta ja kasvaneesta henkilöstöriskistä, kun sijaisia ei ole tai erityisalaan liittyvät tehtävät on vastuutettu vain yhden tai muutaman henkilön hoidettavaksi.

Vaikka Jämsän kaupungin olisikin mahdollista rekrytoida uutta työväkeä eläköitymisten tahtiin, haasteita olisi ollut edessä, sillä perinteinen organisaatio olisi tarkastellut kutakin rekrytointia oman yksikön akuutteja tarpeita silmällä pitäen pohtimatta rekrytoinnin merkitystä osana laajempaa kokonaisuutta ja tulevaisuuden kunnan osaamistarpeita.

Toimistopalvelujen tiimimallilla haetaan ratkaisua kasvaneisiin henkilöriskeihin ja työkuormaan. Muistin rapautumista ja hiljaisen tiedon katoamista eläköitymisen myötä ehkäistään jakamalla olemassa olevaa erikoisosaamista tiimeissä ja tiimien välillä. Lisäksi tiimimallilla pyyhitään organisaation muistista sellaisia asioita ja toiminnan tapoja, joista ei ole hyötyä tulevaisuuden toimistotyössä. Toimistopalveluresurssien kokoamisesta kolmeen palvelutiimiin odotetaan pidemmällä aikavälillä seuraavan myös työelämän laadun paraneminen, sillä henkilöstön mahdollisuudet vaikuttaa työn sisältöihin, työympäristöön ja työn toteutuksen tapaan tulevat lisääntymään ja henkilöriskit merkittävästi vähenemään.


Toimistopalvelujen tiimimalli tulee:
1) Tasoittamaan ruuhkahuippuja, kun toimistotyötä voidaan jakaa useamman henkilön kesken.
2) Vähentämään henkilöstöriskejä, kun erityisosaaminen ei ole enää yksittäisen henkilön varassa.
3) Kuormittamaan tasaisemmin kaikkia toimistotyön tekijöitä.
4) Asettamaan kaikki esimiehet ja asiantuntijat tasa-arvoisempaan asemaan toimistopalvelujen saatavuuden suhteen.
5) Kokoamaan toimistotyön osaamista laaja-alaisesti ja sen myötä parantamaan toimistotyön laatua, kun toimialoilta tuleviin erityistehtäviin on mahdollista koota paras mahdollinen toteuttajatiimi.
6) Parantamaan asiakaspalvelun laatua vähentämällä asiakkaan ”luukuttamista”, kun eri alojen osaamista kootaan suppeampaan määrään palvelupisteitä.
7) Tehostamaan toimistotyötä ja karsimaan päällekkäisyyksiä.
8) Vapauttamaan resursseja tulevaisuuden toimistopalvelujen kehittämiseen ja digitalisaation edistämiseen.
Jämsän kaupunki käynnisti toimistopalvelujen uudelleen organisoinnin vuodenvaihteessa 2018 selvitysvaiheella, joka toteutettiin laajassa vuorovaikutuksessa henkilöstön kanssa. Kolme kuukautta kestäneen selvitysvaiheen aikana henkilöstöä osallistettiin kyselyillä, erilaisilla vuorovaikutustilanteilla ja intran työtilan pulinaboksissa ottamaan kantaa ja keskustelemaan toimistopalvelujen uudelleen organisoimisesta. Laaja-alaisen vuorovaikutuksen tavoitteena oli rakentaa dialogia, jossa toimistotyöntekijät tunnistavat ja ratkaisevat yhdessä toimistopalvelujen organisointiin liittyvät haasteet: ajattelevat yhdessä.

Toimistopalvelujen uudelleen organisoinnin toimeenpanovaihe käynnistyi huhtikuussa 2018 ja tulee jatkumaan lokakuulle. Toimeenpanovaiheen alkupuolella ovat korostuneet tiimien toiminnan käynnistämiseen liittyvien konkreettisten ratkaisujen (tiimien kokonpanot, tiiminvetäjät, kiinteistöratkaisut, tietojärjestelmät...) valmistelu ja toteuttaminen. Dialogille Topalaisten kanssa on jäänyt valitettavan vähän aikaa, mikä on heti vaikuttanut henkilöstön kokemukseen suhteessa muutokseen. Muutosvastarinta, epätietoisuus ja odotukset uudelleen organisoinnin peruuntumisesta nostavat päätään.

Syksyn tullen dialogi vahvistuu. Tiimien toiminta tullaan käynnistämään prosessien ja vuosikellon kuvaamisella, arvojen ja toiminta-ajatuksen määrittelyllä, asiakaspalvelupisteitä koskevilla ratkaisuilla jne., mutta erityistä huomiota tullaan kiinnittämään tiimien toimintahäiriöiden ennaltaehkäisemiseen. Tiimien toiminnan käynnistymisen lisäksi Topalaisille tullaan järjestämään yhteistyössä Kuntekon kanssa vuoden kestävä rupeama sisäisten kehittäjien valmennusta ja sparrausta, joiden tavoitteena on tukea Topalaisia muutoksessa ja käydä tulevaisuusdialogia.
Toimistopalvelujen uudelleen organisointia on johdettu tulevaisuusdialogin ja dialogisen johtamisen näkökulmista. Molemmissa näkökulmissa korostuu se tosiasia, että kunnissa tehtävä työ on valtaosin ihmisten välistä, ihmisten kanssa ja ihmisille tuotettavaa työtä (peoples operations), jossa myös johtaminen on monimuotoinen, keskenäisriippuvainen ja vuorovaikutuksellinen tehtävä. Tilanteessa, jossa muutoksen vauhdin ja suunnan hallinta on muuttunut haasteelliseksi, kuten Jämsän kaupungin toimistotyöntekijöiden kiivastahtinen eläköityminen, tulevaisuutta koskevan vuorovaikutuksen ja yhdessä muodostettavan tulevaisuustiedon merkitys korostuu.

Tulevaisuusajattelu on toki osa inhimillistä rationaalista toimintaa, mutta arkielämän ratkaisut tehdään usein lyhyellä tähtäimellä, pohtien ratkaisujen vaikutuksia oman lähipiirin kannalta ja suppean tiedon varassa. Vaativan muutosprosessin läpivieminen edellyttää tulevaisuuden vaihtoehtojen laaja-alaista pohdintaa, tulevaisuusdialogia, yhdessä eri osapuolten kanssa. Tulevaisuusdialogi parantaa tulevaisuutta koskevien tulkintojen laatua, parantaa työmotivaatiota ja työelämän laatua ja tuottaa usein paremmin valistuneen arvauksen tulevaisuuden haasteista. Suosittelen lämpimästi!
TOPA_raportti_final.pdf

Toimialat

Toiminnot

Teemat