Työllisyyspalveluiden palvelutietovaranto, Palvelumanuaali

Keväällä 2021 käynnistynyt työllisyyden kuntakokeilu siirsi osan TE-hallinnon tehtävistä kunnille ja toi monet työnhakija-asiakkaat oman kotikuntansa työllisyyspalvelujen piiriin. Toimintaympäristön ja asiakaskohderyhmän muutos laajensi merkittävästi työllisyyspalveluiden tehtäväkenttää, palveluohjauksen perusteita ja palveluvalikoimaa. Uuden tilanteen edessä olivat niin sadat uudet asiantuntijat kuin kuntakokeilujen piiriin siirtyneet kymmenet tuhannet asiakkaatkin.

Samaan aikaan asiakastyöhön ja palveluohjaukseen kohdistui valtava paine uuteen tehtävänkuvaan kuuluvien lakisääteisten tehtävien hallitsemiselle, pirstaloituneen palveluvalikoiman tuntemiselle sekä alueen asiakkaiden yhteydenvertaiselle palveluohjaukselle.

Tätä haastetta lähdettiin ratkomaan Uudenmaan kuntakokeilujen yhteistyöllä, kartoittamalla mahdollisuutta kehittää yhteisellä näkyvyydellä ja tiedonhallintamallilla oleva alusta, joka kokoaisi yhteen alueen monipuolisen työllisyyteen, työkykyyn ja kotoutumiseen liittyvän palvelutarjonnan sekä näihin liittyvät viranomaisen prosessi-, soveltamis- ja työohjeet. Syntyi idea Työllisyyspalveluiden palvelutietovarannosta; Palvelumanuaalista.

Palvelumanuaalin kehitykselle asetetut tavoitteet:
1. Tunnistaa ja koota yhteen alueen työllistymistä edistävä ja työkykyä tukeva palvelutarjonta yli toimiala-, organisaatio- ja kuntarajojen.
2. Kehittää palvelutietovaranto, jossa on kolme käyttöliittymää:
• Palveluntuottajille palveluiden lisäämiseen ja tietojen ylläpitoon.
• Asiantuntijoille arjen työtä tukevaan palveluohjaukseen, palveluiden kohdentamiseen sekä viranomaisohjeiden käyttöön.
• Työnhakijoille palveluvalikoiman tarkasteluun ja hyödyntämiseen myös omatoimisesti.
3. Yhdenmukaistaa palveluohjauksen käytännöt ja varmistaa tasapuolinen palvelu asiakkaan kotikunnasta riippumatta.
4. Tehostaa palveluohjausta ja vähentää päällekkäistä työtä keskittämällä palvelu- ja viranomaisen ohjetiedot yhteen paikkaan.
5. Varmistaa tiedon luotettavuus ja ajantasaisuus siten, että palveluista ja niihin liittyvistä prosesseista vastaavat tahot tuottavat ja ylläpitävät palveluiden ja viranomaisohjeiden tietoja reaaliajassa.

Sittemmin, julkisten työvoimapalvelujen järjestämisvastuun siirryttyä pysyvästi vuoden 2025 alussa TE-toimistoilta kunnille, tehtäväkenttä ja palveluvalikoima on laajentunut entisestään, ja palveluita yhteen kokoavan alustan merkitys on näin ollen yhä suurempi. Ennen kuntakokeiluja palvelut olivat koottuna hajanaisesti eri organisaatioiden ja työntekijöiden omiin listoihin ja tiedostoihin, mikä vaikeutti kokonaisuuden hallintaa ja hahmottamista. Tilanteen ratkaisemiseksi päätettiin edetä vaiheittain kohti keskitettyä palvelualustaa.

Käynnistysvaihe 2020-2021: Uudenmaan kokeilukunnat päättivät järjestäytyä kehittämistyön äärelle yhdessä, ja Helsinki otti projektin vetovastuun. Samalla aloitettiin tavoitetilan määrittely ja alueen työllistymistä edistävien sekä työkykyä tukevien palveluiden kokoaminen yhteen. Tuloksena syntyi kuvaus järjestelmän tavoitetilasta ja toiminnallisista vaatimuksista sekä koottu PDF-tiedosto alueen palveluista.

Kehitysvaihe 2021-2023: Maaliskuussa 2021 käynnistyneiden kuntakokeilujen tueksi rakennettiin alkuvuoden aikana Wordpress-pohjainen Palvelumanuaali (www.palvelumanuaali.fi) asiantuntijoiden asiakasohjausta tukemaan. Sivustolle tuotiin aiemmin PDF-muodossa kootut palvelut rakenteellisesti muun muassa palvelukategorioittain luokiteltuna. Palveluntuottajat ilmoittivat palveluitaan ja tietojen muutoksia ylläpitoon, joka vastasi sivuston päivittämisestä. Tämä väliaikaiseksi tarkoitettu ratkaisu oli käytössä, kunnes varsinainen Drupal-pohjainen Palvelumanuaali otettiin käyttöön vuonna 2023.

Käyttöönotto ja jatkokehitys 2023-nykyhetki: Varsinaisen Palvelumanuaalin (tyollisyys.palvelumanuaali.fi) käyttöönotto toteutettiin kolmessa osassa. Ensimmäisenä käyttöön otettiin kuntien sisällöntuottajille ja alueen palveluntuottajille suunnattu käyttöliittymä maalis-toukokuussa 2023. Työllisyyspalveluiden asiantuntijoiden käyttöliittymän käyttöönotto toteutettiin loppusyksystä 2023. Henkilöasiakkaiden käyttöliittymä julkaistiin kesän 2025 aikana. Loppuvuoden 2025 aikana kehitetään alueen työantaja-asiakkaille suunnattua näkymää.

Palvelumanuaalin kehityksen rinnalla on rakennettu uusia toimintatapoja ja yhteistyömalleja sekä yksittäisten työllisyyspalveluiden sisällä, että kuntarajat ylittäen. Sisällöntuotantoon on luotu prosessi, joka varmistaa satojen palveluiden sekä niihin liittyvien työ- ja prosessiohjeiden ajantasaisuuden, oikeellisuuden ja selkeyden. Palveluntuottajat ja kuntien sisällöistä vastaavat tahot tekevät tiivistä yhteistyötä, mikä mahdollistaa tiedon sujuvan ylläpidon ja palveluohjauksen laadun parantamisen koko alueella. Järjestelemän kehitystyöhön ja toimintamallien luomiseen on osallistettu laajasti alueen palveluntuottajia sekä työllisyysalueiden henkilöstöä ja johtoa.

Kehitykseen liittyvä määrittelytyö tehdään Helsingin johdolla, mutta kehittämisresurssi ja käyttöliittymäsuunnittelu on hankittu ulkopuoliselta toimittajalta. Sisällöntuotannon koordinointi hoidetaan kuntayhteisesti alueen palveluntuottajia osallistaen. Kustannukset jaetaan seuraavien työvoimaviranomaisten kesken: Helsinki, Espoo (Espoo ja Kauniainen), Vantaa, Kerava- Sipoo (Kerava ja Sipoo) sekä Raasepori (Raasepori, Hanko ja Inkoo). Aiemmin hajallaan eri kanavissa ollut työllisyyttä, työkykyä ja kotoutumista tukeva palvelutarjonta on koottu yhteen Palvelumanuaaliin. Sen myötä sekä julkiset palvelukuvaukset, että kirjautumisen takana olevat viranomaisohjeet ovat yhdenmukaisia, ajantasaisia, luotettavia ja helposti löydettävissä asiantuntijoille, palveluntuottajille ja asiakkaille. Samalla yhteistyö työllisyysalueiden ja palveluntuottajien välillä on tiivistynyt, ja palveluiden ohjeiden ylläpitoon on luotu organisaatiorajat ylittäviä toimintamalleja.

Järjestelmän käyttöönoton ansiosta
• Asiantuntijoiden tekemä palveluohjaus on sujuvampaa, sillä palvelut ja niihin liittyvät vaiheistetut ohjeet löytyvät yhdestä paikasta. Myös palveluihin liittyvä perehdytys uusille työntekijöille on tästä syystä aiempaa sujuvampaa.
• Palveluohjauksen käytännöt ovat tarkentuneet ja yhdenmukaistuneet, mikä takaa asiakkaalle yhdenvertaisen palvelunohjauksen asuinkunnasta riippumatta.
• Palveluihin liittyvät ohjausprosessit ovat selkeytyneet: palveluohjaus on nopeampaa ja tehokkaampaa, ja kohdentuu aiempaa paremmin oikea-aikaisiin palveluihin.
• Digitaitoiset asiakkaat voivat etsiä ja hyödyntää tietoa itsenäisesti, mikä vahvistaa heidän osallisuuttaan ja aktiivisuuttaan. Kieliversioiden ansiosta palveluihin liittyvää tietoa on saatavilla suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
• Palveluntuottajien ja kuntien välinen yhteistyö on tiivistynyt, ja vastuut palvelusisältöjen ylläpidosta ovat selkeät.

Järjestelmän tuomat säästöt tulevat ennen kaikkea työn tuottavuuden lisääntymisen ja tehostumisen kautta. Aikaa muille asiakastyön tehtäville jää enemmän, kun päällekkäinen työ vähenee ja palvelut saadaan kohdennettua oikea-aikaisesti asiakkaille. Samalla asiakkaat voivat itsekin osallistua aiempaa omatoimisemmin oman palvelupolkunsa suunnitteluun. Lisäksi ajantasaiset ja vaiheistetut ohjeet vähentävät virheiden riskiä palveluohjauksessa.

Vaikka Palvelumanuaalin käyttö on jo pysyvä osa työllisyyspalveluiden arkea, järjestelmää kehitetään edelleen aktiivisesti yhdessä muiden kuntien kanssa, asiantuntijoita, asiakkaita ja palveluntuottajia kuunnellen. Pidemmällä aikavälillä tavoitteena on yhdistää Palvelumanuaalin palvelut asiakastietoon, jolloin palveluiden vaikuttavuudesta saataisiin parempaa tietoa ja näin ollen palveluita voitaisiin kohdentaa yhä oikea-aikaisemmin ja paremmin asiakkaille. https://tyollisyys.palvelumanuaali.fi/

Toimialat

Toiminnot

Teemat