Uusien työntekijöiden tutustuttaminen työkavereihin Speed Dating- tilaisuudella

Idea syntyi hienoisesta korona-etätyötuskasta. Korona-epidemian aikana Uudenmaan liitossa tehtiin lähes yksinomaan etätöitä turvataksemme henkilöstön terveyden. Tänä aikana meille kuitenkin tuli uusia työntekijöitä, joiden koettiin jäävän vailla työyhteisöön integroitumista. Uudet työntekijät eivät tapaa kaikkia työkavereitaan, joten oli tarvetta tutustuttaa heidät muulla tavoin kuin arjessa toimistolla satunnaisesti tapaamalla.

Lähityöhön palaamisen jälkeen, Uudenmaan liitossa saa tehdä max 50 % etätöitä. Tätä mahdollisutta on käytetty tehokkaasti.

Liiton strategiatyöhön liittyvässä henkilöstökokemus -toteuttamisjoukkueessa kysyttiin henkilöstökyselyllä, mitkä asiat organisaatiossa ovat hyvin ja mitkä kaipaavat kehittämistä. Kyselystä nousi esille asioita, jotka liittyvät organisaatiokulttuuriin. Henkilöstökokemuksen kehittämisen joukkue päätyi Speed Dating -tapahtumaan, jossa tutustutaan toisiin työkavereihin. Tavoitteena on edistää moniäänisyyttä.
Uudenmaan liitossa on laadittu strategia, sen neljänä missiona on: Tuottaa lisäarvoa kunnille ja yhteistyökumppaneille, Tehdä merkityksellistä ja kestävää työtä, Olla uudistuva ja innostuva työyhteisö ja Olla oppiva ja jatkuvasti suoritustaan parantava organisaatio. Vuodelle 2022 on määritelty omat strategiset tavoitteet.

Näitä tavoitteita edistämään on perustettu neljä strategian toteuttamisjoukkuetta, joista jokainen toteuttaa omaa strategista kehittämiskohdettaan. Toteuttamisjoukkueiden jäseniksi on pitänyt hakea. Joukkueet koostuvat työntekijöistä eri vastuualueilta/yksiköistä.


Strategiajoukkueita tukee Strategian johtamistiimi, johon kuuluu koko Uudenmaan liiton johto.
Toteuttamisjoukkueiden tavoitteena on jalkauttaa strategiaa, jotta se ei jäisi vain sanahelinäksi paperille vaan olisi myös todellisia tekoja.


Toteuttamisjoukkueita ovat: Henkilöstökokemus, Kumppanuus-tojo, Seuranta-tojo ja Tuottavuus ja taloudellisuus-tojo. Jokaisen joukkueen tarkoituksena on edistää heille määriteltyä toiminnallista tavoitetta.

Itse kuulun Henkilöstökokemus-tojoon, jonka tarkoituksena on "Vahvistaa työn moniammatillisuutta ja moniäänisyyttä". Tojo voi työssään kehittää uusia toimintamalleja, välineitä ja ratkaisuja.

Henkilöstökokemus-tojo teetti henkilöstöllä anonyymin moniäänisyyskyselyn, jossa sanoitettiin moniäänisyyttä ja hahmotettiin tavoitetilaa. Kyselyllä pyrittiin selvittämään, miten henkilöstö mieltää moniäänisyyden, mitkä ovat meidän organisaatiossamme hyvin ja mitä parannettavaa meillä olisi. Lisäksi pyysimme konkreettisia ratkaisuehdotuksia moniäänisyyden lisäämiseeen.
Kyselyssä tuli esiin kehittämiskohteita, joiden koettiin liittyvän vahvasti organisaatiokulttuuriin.

Tästä syystä henkilöstökokemus- tojo päätyi Speed Dating-toimenpiteeseen. Puolentoista tunnin
tapahtuma järjestetään koko henkilöstön kesken työpäivän aikana. Tilaisuutta on mainostettu tekemällä video (talon oman henkilöstön voimin), jossa humoristisesti esitetään tojo-ryhmäläisistä asioita, joita kukaan työkavereista ei ehkä tiennyt. Video sai riemukkaan vastaanoton ja hyvää palautetta. Moni myös innostui sen myötä osallistumaan tilaisuuteen.


Tarkoituksena on, että rennossa ilmapiirissä henkilöstö tapaa toisiaan niin että 4 hengen ryhmissä kysytään toisilta kysymyksiä, joita tojo on ennakkoon kirjoittanut lapuille. Tarkoituksena on, että kenenkään ei tarvitse itse keksiä kysyttävää, vaan kysymykset on tehty valmiiksi, eikä niissä kysytä henkilökohtaisia asioita.


Jokainen kiertää kolme minuuttia samassa ryhmässä ja sen jälkeen kaksi ryhmän jäsenistä vaihtaa paikkaa ennalta suunnitellusti niin, että kukaan ei voi valita seuraavaa kohdattavaa henkilöä.
Tällä pyrimme siihen että ne jotka muutenkin tuntevat toisensa, eivät ryhmittyisi vaan tapaisivat henkilöitä joita muutenkin tapaisivat harvoin.

Tavoitteenamme toimenpiteellä on edistää moniäänisyyttä. Moni meistä edustaa erilaisia mielipiteitä, arvoja jne. Nyt on mahdollisuus tutustua toisiin muissakin kuin työasioissa. Tavoitteena on tutustua mahdollisimman moneen uuteen työkaveriin ja oppia uutta vanhoista kollegoista. Jatkossa matalampi kynnys jutella, pyytää kahville, lounaalle, apua jne. Ehkä jopa löytää uusia ystäviä!

Työntekijöiden voimin olemme järjestäneet tilaisuuden ja kustannuksia tuli vähän tarjottavista virvokkeista ja kahveista. Nyt henkilöstö tuntee toisensa paremmin, uskalletaan ottaa helpommin yhteyttä muissakin asioissa kuin vain työasioissa. Voi pyytää työkaveria vaikka kahville tai lounaalle.

Työilmapiiri rentoutuu, kun tunnemme toisemme hieman paremmin kuin vain töiden kautta tutustuttaessa. Lisäksi uskallamme sanoa paremmin ääneen mielipiteitämme.

Kehittämistyötä toki jatketaan. Suunnitelmissa on jo toinen Speed Dating-tilaisuus, koska kaikki eivät päässeet paikalle. Ja jatkossa tilaisuuksia voitaisiin järjestää silloin kuin uusia työntekijöitä tulee taloon.

Toimialat

Teemat