Valvonnan uusi aikakausi - tekoäly osana arkea

Keusoten sosiaali- ja terveyspalvelujen palveluntuottajien valvontatyössä havaittiin tarve tehostaa valvontakäyntien dokumentointia ja parantaa resurssien hallintaa. Valvontakäynneillä havaintojen kirjaaminen ja valvontakertomusten laatiminen vei aiemmin paljon aikaa, mikä hidasti raportointia ja sitoi yhteen valvontakäyntiin vähintään 2 asiantuntijan työpanoksen. Tavoitteena oli löytää kustannustehokas ja laadukas ratkaisu, joka nopeuttaisi prosessia ja vapauttaisi aikaa ja resurssia muuhun työhön.

Idea "valvonnan kirjurista" syntyi käytännön tarpeesta: valvontakäynneillä keskustelut ja havainnot ovat laajoja, ja niiden kirjaaminen vaatii paljon manuaalista työtä. Kehittämisideaa pohdittiin yhdessä Laatu- ja valvontapalveluiden valvonnan työntekijöiden kanssa. Keskustelujen aikana valvonnan asiantuntija Iitu Straker toi esiin ajatuksen, että tekoälyn ja Teamsin litterointiominaisuuksien avulla voitaisiin automatisoida kirjaamista ja raportointia. Tämä oivallus syntyi käytännön tarpeesta helpottaa ja tehostaa valvontakäyntien dokumentointia, ja se toimi lähtölaukauksena kehittämistyölle.

Tavoitteena oli:
- Vähentää manuaalista kirjaamista ja nopeuttaa valvontakertomusten laatimista.
- Parantaa havainnointia ja Parantaa tiedon jäljitettävyyttä ja yhdenmukaisuutta.
- Hyödyntää olemassa olevia työvälineitä (Teams, AI-agentti) kustannustehokkaasti.
- Vapauttaa asiantuntijoiden aikaa muuhun kehittämistyöhön ja omavalvonnan ohjaukseen.
- Varmistaa, että valvontakertomusten laatu säilyy ennallaan, vaikka prosessi nopeutuu.
- Mahdollistaa valvontakäynneillä parempi läsnäolo, vuorovaikutus ja havainnointi: Kun dokumentointi automatisoidaan, esihenkilöt ja asiantuntijat voivat keskittyä kohtaamiseen, keskusteluun ja havaintojen tekemiseen paikan päällä. Tämä tukee laadukkaampaa valvontatyötä ja edistää yhteistä kehittämistä.

Kehitetty AI-agentti hyödyntää Teamsin litterointia ja tuottaa automaattisesti yhteenvetoluonnoksen valvontakertomukseen. Näin raportointi on nopeampaa, tiedot ovat helposti jäljitettävissä ja resurssit kohdistuvat tehokkaammin ydintehtäviin. Keväällä 2025 kartoitettiin ensin valmiita ratkaisuja ulkopuolisilta toimijoilta, mutta markkinoilta ei löytynyt Keusoten tarpeisiin soveltuvaa työkalua. Tämän jälkeen kehittämistyö käynnistettiin yhteistyössä Laatu- ja valvontapalveluiden valvonnan työntekijöiden kanssa. Kehittämisen alkuvaiheessa tunnistettiin keskeiset haasteet valvontakäyntien dokumentoinnissa ja raportoinnissa. Tavoitteeksi asetettiin kirjaamisen ja raportoinnin automatisointi tekoälyn ja Teamsin litterointiominaisuuksien avulla.

Kehittämisen vaiheet ja toimenpiteet:
1. Nykytilan kartoitus: Käytännön haasteet ja tarpeet tunnistettiin yhdessä valvonnan asiantuntijoiden kanssa.
2. Ideointi ja ratkaisun määrittely: Valvonnan asiantuntija Iitu Straker ehdotti tekoälyn ja Teamsin litteroinnin hyödyntämistä.
3. Pilotointi: Iitu Straker kehitti tarpeisiin soveltuvan AI-agentin, joka hyödyntää Teamsin litterointia ja tuottaa automaattisesti yhteenvetoluonnoksen valvontakertomukseen.
4. Käytännön testaus: Uutta toimintamallia kokeiltiin heinä-elokuussa 2025 valvontakäynneillä ja käyttäjiltä kerättiin palautetta.
5. Toimintamallin vakiinnuttaminen: AI-agentti ja automatisoitu raportointi otettiin osaksi valvontatyön arkea.

Kehittämisen kohteet:
-Kehitettiin uusia toimintamalleja ja työprosesseja: automatisoitu dokumentointi ja raportointi valvontakäynneillä.
-Työn tekemisen tapoja uudistettiin: asiantuntijat voivat keskittyä paremmin vuorovaikutukseen ja havainnointiin käynnin aikana.
-Palvelua kehitettiin: raportoinnin laatu ja yhdenmukaisuus paranivat.

Kehittäjät ja osallistujat:
Kehittämistyössä olivat mukana Laatu- ja valvontapalveluiden valvonnan asiantuntijat, valvontakoordinaattorit, laatupäällikkö, AI-projektitiimi sekä valvontakäynteihin osallistuva henkilöstö. Työ toteutettiin omin voimin, ilman ulkopuolista rahoitusta tai asiantuntija-apua.

Uudet työvälineet ja toimintamallit:
-AI-agentti, joka hyödyntää Teamsin litterointia.
-Automatisoitu raportointiprosessi valvontakäynneille.

Kustannukset:
Kehittämistyö toteutettiin olemassa olevilla resursseilla ja työvälineillä, joten erillisiä lisäkustannuksia ei syntynyt. Työ tehtiin omin voimin työn ohessa kokeilemalla eri vaihtoehtoja. Uusia työvälineitä ei hankittu, vaan Keusotella jo käytössä olevaa tekoälyä hyödynnettiin uudella ja tehokkaammalla tavalla. Kehittämisteko näkyy arjessa työn sujuvuutena, parempana läsnäolona valvontakäynneillä, laadukkaampina ja yhdenmukaisempina raportteina sekä resurssien tehokkaampana hyödyntämisenä. Kehittämistyön tuloksena saavutettiin merkittäviä hyötyjä sekä työn arjessa että palvelujen vaikuttavuudessa:

Työn sujuvuus ja ajankäyttö:
Valvontakäyntien dokumentointi ja raportointi nopeutuivat huomattavasti, kun manuaalinen kirjaaminen korvattiin AI-agentin tuottamalla automaattisella yhteenvetoluonnoksella. Asiantuntijat voivat keskittyä paremmin läsnäoloon, vuorovaikutukseen ja havainnointiin valvontakäynneillä, kun kirjaaminen ei vie huomiota.

Laatu ja yhdenmukaisuus:
Raporttien laatu ja yhdenmukaisuus paranivat, kun tiedot kirjataan järjestelmällisesti ja jäljitettävästi. Lisäksi tiedonhallinta ja raporttien jäljitettävyys parantuivat, mikä tukee valvonnan vaikuttavuutta ja kehittämistä.

Yhteistyö ja osaamisen jakaminen:
Kehittymistyö tehtiin Keusoten omin voimin, johon osallistuivat Laatu- ja valvontapalveluiden valvonnan asiantuntijat, valvontakoordinaattori, laatupäällikkö, AI-projektitiimi sekä valvontakäynteihin osallistuva henkilöstö. Uusi toimintamalli tukee myös palvelun järjestäjän ja tuottajan yhteistyötä ja jatkuvaa kehittämistä Keusotessa. Kehitettyä työkalua ja toimintamallia hyödynnetään myös muissa hallinnon tehtävissä. Osaamista ja toimintamallia jaetaan myös muiden hyvinvointialueiden hyödynnettäväksi esimerkiksi Uudenmaan alueellisessa omavalvonnan koulutuspäivässä 28.10.2025.

Säästöt ja resurssien kohdentaminen:
Manuaalisen työn väheneminen vapautti asiantuntijoiden aikaa muuhun kehittämistyöhön ja valvontatyöhön. Aikaisemmin valvontakäynneille resursointiin 2 asiantuntijaa, joista toisen tehtävänä valvontakäynneillä oli haastatteluvastausten ja valvontahavaintojen kirjaaminen ja dokumentointi. Kehittämistyö toteutettiin olemassa olevilla resursseilla ja työkaluilla ns. 0-budjetilla, ilman ulkopuolista- tai lisärahoitusta tai asiantuntija-apua.

Kehittämistyötä jatketaan palautteen ja kokemusten perusteella. AI-agentin toimintaa ja valvonnanprosessia kehitetään käytännön tarpeiden mukaan jatkuvan parantamisen periaatteita noudattaen.

Toimialat

Toiminnot

Teemat