Yksikön toimintatapojen nykyaikaistaminen

Toimintatapojen ja käytäntöjen nykyaikaistaminen on lähtenyt tarpeesta saada enemmän aikaa varsinaiselle suorittavalle työlle. Ajankäytöllisiä säästöjä on lähdetty hakemaan yksikön ja palvelualueen toiminnasta; millaisiin projekteihin kuluu aikaa, mikä siitä on "pakollista", ja kuinka paljon kokouksissa ja tuotettavissa dokumenteissa on päällekkäisyyttä, jota on mahdollista purkaa?

Tavoitteeksi asetettiin ylimääräisten kokousten karsiminen, kokousaikojen lyhentämismahdollisuuden tarkastelu sekä tuotettavan tiedon saavutettavuuden ja päivitettävyyden parantaminen. Nykyaikaistaminen aloitettiin muokkaamalla kokouskäytäntöjä; asialistat otettiin laajasti käyttöön palvelualueella pidettävissä yhteisissä kokouksissa, ja kokousten sisältöjä suunniteltiin ennalta. Tämän seurauksena joitakin palvelualueen kokouksia on lakkautettu tai yhdistetty. Yksikkömme omaa viikkokokousta on lyhennetty, ja asialistakäytäntö otettu myös siihen mukaan.

Ajankäyttöä tarkasteltiin myös erilaisten tuotettavien dokumenttien päivitystyössä. Dokumenttien päivittäminen on työlästä, ja tiedon ajantasaisuus saattaa kadota nopeasti. Nyt päivitettäviä dokumentteja (esimerkiksi Kaavoituskatsaus 2026 ja Kaupunkitilaohje) ei tuoteta enää perinteisessä pdf-muodossa, vaan ne tuotetaan suoraan digitaalisessa formaatissa, josta on helpompi päivittää yksittäisiä kohteita kokonaisen dokumentin sijaan. Samalla parannettiin dokumenttien saavutettavuutta kaikilla digitaalisilla alustoilla ja nettisivujen helppokäyttöisyyttä.

Kokouskäytäntöjen osalta kehitystyössä on ollut mukana koko palvelualueen henkilöstö. Pääasiassa toimintatapoja on kuitenkin kehitetty kaupunkisuunnittelun yksikön sisällä henkilöstön ja yksikön esihenkilön toimesta (tiedon saavutettavuus, saatavuus ja helppokäyttöisyys sekä yksikön sisäiset toimintatavat) Kokouksien osalta on yhdistetty asioita kahdesta kokouksesta (kaupunkiympäristöinfo + kaupunkiympäristöryhmä) sekä poistettu kaupunkiympäristöryhmä toistaiseksi kokonaan. Kaupunkisuunnittelun sisäinen kokous on lyhennetty, ja yksikössä pyritään jatkossakin ajoittamaan 30-50min kokouksia, eikä automaattisesti tunnin kokousta.

Kaavoituskatsaus on perinteisen pdf-muodossa tulostetun dokumentin sijaan ArcQis:in storymapilla toteutettu interaktiivinen nettisivu, joka päivittyy jatkuvasti, ja toimii pelkän katsauksen sijasta kokoyksikön toimintaa esittelevänä informatiivisena työohjelmana, joka päivittyy tarvittaessa, vähintään kerran vuodessa.

Samaa ajatusmallia on käytetty päivitteillä olevaan kaupunkitilaohjeeseen, joka on ennen ollut pdf-muotoinen dokumentti. Nyt oleellinen ja kaupunkilaisten sekä suunnittelijoiden toimintaa ohjaava tieto muodostetaan aihepiireittäin ohjekorteiksi, joita on mahdollista päivittää myös yksi kerrallaan ohjeistuksen muuttuessa. Jatkossa yksittäiset ohjekortit löytyvät helposti kaupungin nettisivuilta.

Työtavat ovat näiden muutosten seurauksena tehostuneet niin yleisesti palvelualueella, mutta etenkin kaupunkisuunnittelun yksikössä. Päivittyvät dokumentit takaavat tulevaisuudessa tehokkaampia työtunteja. Lyhyemmistä kokouksista ja kalenterien päällekäisyyksien vähentäminen vaikuttavat suoraan työilmapiiriin ja työtuntien tehokkuuteen.

Toimialat

Teemat