Esihenkilöiden perehdytys- ja palvelupolku

Halusimme vahvistaa esihenkilöidemme tukea kokoamalla laadukkaan perehdytys- ja palvelupolun esihenkilötyön tueksi. Tavoitteena oli luoda kokonaisuus kattamaan koko palvelussuhteen elinkaaren palvelukokemus -mallilla. Tarkoituksena oli, että esihenkilö voi palata helposti materiaaliin ja löytää kaiken ajanmukaisen tiedon samasta paikasta. Perehdytys- ja palveluopolun kuvitus pohjaa vahvasti juuri päivitettyyn kuntastrategiaan. Kehittämistyö aloitettiin asiakaskuuntelulla, eli kerättiin esihenkilöiden kokemuksia. Lisäksi havainnointiin sitä, millä asioilla esihenkilöt ja muu henkilöstö ovat usein yhteydessä tukiprosesseihin. Tavoitteena oli koota asiat, jotka materiaaliin kokoamalla helpottavat esihenkilötyön lisäksi tukipalveluiden toimintaa. Kirjasimme aluksi palvelussuhteen elinkaarelle eri palvelukokemusvaiheissa esiin nousseita kysymyksiä siitä, mihin asioihin kaivataan selkeyttä ja tukea.

Perehdytyksen kehittämisprojekti lähti liikkeelle palvelumuotoilun opinnoista, jonka aikana kunnan ensimmäinen perehdytysmateriaali saatiin kokoon. Rinnalla rakennettiin samalla esihenkilöiden polkua, jolle rakenteeksi valittiin kokemuspolku. Kokemuspolku alkaa rekrytointikokemuksesta ja päättyy lähtökokemukseen. Palvelussuhteen matkalla kuljetaan myös saapumis-, yhteisö-, työhyvinvointi-, kasvu-, elämäntilanne ja epäkohtakokemusten kautta. Näiden kokemusosioiden alle rakennettiin meidän organisaation mallit toimia sekä linkit intrassa oleviin ohjeisiin.

Otimme käyttöön MPS:n oppimisympäristön, johon rakensimme perehdytys- ja palvelupolkua. Saimme kesän ajaksi yliopistoharjoittelijan visualisoimaan ja viemään eteenpäin suunnitelmia ja toteutusta. Teimme mm. järjestelmistä kartan, jossa kuvataan kaikki järjestelmät joita esihenkilöt käyttävät sekä järjestelmien käyttötarkoituksen yhteystietoineen.

Projektissa on ollut mukana esihenkilöiden pilottiporukka. Heille järjestettiin aluksi työpaja, jossa kerättiin tietoa siitä, mitä tulevassa materiaalissa pitäisi ehdottomasti olla.

Esihenkilöt löytävät kaiken tiedon yhdestä, kauniisti visualisoidusta polusta. Samalla koko tietopaketti on ohjemateriaalina tukiprosesseille, jolloin kaikilla on tarvittava tieto käsillä. Tekemämme kehittämistyö on jo herättänyt kiinnostusta lähikunnissa ja meitä on pyydetty kertomaan tästä webinaareihin. Syksyn aikana materiaali pilotoidaan ja laitetaan oppimisympäristöön kaikkien esihenkilöiden käyttöön. Säästöä syntyy, kun esihenkilöt löytävät tiedon yhdestä paikasta ja saavat kattavan materiaalin heti aluksi käyttöönsä.
Tämän tekemisen myötä toteutamme kunnan päivitettyä strategiaa:
#kyllä #kyllätoimii #meidänlempäälä #yhdessä Perehdytys- ja palvelupolun osat.JPG
Kirjautumisikkuna.JPG

Toimialat

Teemat