Kotihoidon resurssipooli

Kehittämistyön taustalla on tavoite uudistaa kotihoidon toimintaa vastaamaan tämän päivän haasteisiin ja tarpeisiin. Etelä-Kymenlaakson yhteiset toimintatavat (kotihoidon kriteerit, asiakasmaksut, toimintakyvyn ja palvelutarpeenarviointi, toimintakykyä edistävä työote) antavat pohjan kohdentaa oikeat palvelut oikeille ihmisille.

Kehittämistyön johtavana ajatuksena on tuottaa asiakkaille yksilöllistä ja laadukasta hoitoa asiakkaan omassa kodissa (arvon tuottaminen), hyödyntämällä olemassa olevat resurssit (prosessit kuntoon). Kotihoidon resurssit pyritään kohdentamaan oikeisiin tehtäviin oikea-aikaisesti ja näin tuottamaan asiakashyötyä sekä lisäämään kotihoidon välitöntä asiakastyöaikaa (asiakkaan luona vietettyä aikaa). Resurssien oikein kohdentaminen tuottaa myös henkilökunnalle työhyvinvointia, vähentäen työn kuormittuvuutta.

Muutokset tarvitsevat onnistuakseen ihmisiä, jotka niitä toteuttavat. Kotihoidon toiminta tapahtuu ihmisten kotona, joten muutosta ei voida toteuttaa rakenteellisilla tekijöillä. Muutoksen tulee lähteä ihmisistä ja olemassa olevasta toimintakulttuurista. Johtajuuden merkitys niin toimintakulttuurin kuin toimintakäytäntöjen muutoksessa on merkittävä.
Pohjana suunnittelulle on käytetty valtakunnallisia linjauksia, valtakunnallista kehittämistyötä; miten vastata kotihoidon asiakkaiden kasvavaan palveluntarpeeseen ja mm. Johan Groopin väitöstutkimusta, jossa käsiteltiin kotihoidon toiminnan uudelleen organisoimista tarvelähtöisesti.

Näiden pohjalta mietittiin työyhteisössä uudelta kantilta asioita, jotka vähentävät / heikentävät kotihoidon mahdollisuutta tuottaa arvoa asiakkaalle. Esille nousivat esim. aamuiset ruuhkahuiput, aikakriittiset käynnit, resurssien epätasainen kohdentuminen, vastuuhoitajuus (kehittämistyö mennyt rinnalla - kts. vastuuhoitajuus malli), kirjaamisen tärkeys sekä Effican käytön yleinen tehostaminen.

Välittömän asiakastyön lisääminen vaatii kotihoidon toimintakulttuurin muutosta. Asiakkaan hoito- ja palvelusuunnitelma määrittää asiakkaan luona käytetyn työajan. Hoito- ja palvelusuunnitelman määrittelee asiakkaan toimintakyky ja palveluntarve. Tavoitteena ei ole pidentää käyntejä vaan lisätä niiden tavoitteellisuutta. Hoito- ja palvelusuunnitelman tulee korostaa tavoitteellisuutta ja yksiköllisesti asiakkaaseen ja hänen toimintakykyyn vaikuttavia asioita.

Suunnitteluvaiheessa tiimivastaavat kävivät vastuuhoitajien kanssa asiakkaat läpi. Tarkasteltiin käyntien ajankohtia, sisältöä sekä vastuuhoitajuuden oikeaa kohdentumista kunkin asiakkaan kohdalla. Tarvittaessa tehtiin muutoksia vastuuhoitajuuksissa. Hoito- ja palvelusuunnitelmia tarkasteltiin ja painotettiin huolellisen kirjaamisen tärkeyttä. Hoito- ja palvelusuunnitelman sisällön tulee olla sellainen, että sen avulla työntekijä saa tarvitsemansa tiedot asiakkaasta ja suoriutuu kotikäynnistä.

Suunnitteluvaihe sisälsi myös välittömän työajan tarkastelua. Esimiehet sekä osaltaan myös tiimivastaavat ovat laskeneet välittömän työajan osuutta tiimikohtaisesti useiden viikkojen ajalta. Tulos osoitti selvää vaihtelua tiimien välillä välittömän työajan osuudesta. Tämä osoitti, ettei henkilöstöresurssia ollut kohdennettu oikein asiakkaan palveluntarpeeseen nähden. Kotihoito tulee nähdä kokonaisuutena, jossa resurssia pystytään helposti siirtämään asiakastarpeen mukaisesti huolimatta tiimirajoista. Työnjakomalliin tarvittiin muutosta (aiemmin työt jaettiin tasan työntekijöiden kesken riippumatta siitä mikä oli asiakastarve / henkilöstömäärä). Välittömän työajan tarkastelu osoitti myös, että perustiimeissä oleva asiakastarve ja henkilöstöresurssit eivät kohdanneet toisiaan.

Ratkaisuksi luotiin resurssipooli. Resurssipooli jakaa resurssia tarpeen mukaisesti koko Kotkan alueella. Resurssipooliin valittiin henkilökunta lähinnä halukkuuden mukaan. Resurssipoolin työvuorosuunnittelu muutetaan joustavasti tarpeiden mukaan.

Tähän liittyy tiiviisti kotihoidon toiminnanohjauksen käyttöönotto ja kehittämistyö.
Tästä lisää esim. Innokylässä: https://www.innokyla.fi/web/verstas1832410/etusivu/-/verstas/perustiedot

Kehittämistyöhön on osallistunut kotihoidon johto, lähiesimiehet ja erilaisia työntekijöistä koostuneita työryhmiä. Poolin mallin luomiseen on käytetty myös KASTE-rahoitusta. Kehittämistyö on sisältänyt yhteistyötä myös monien toimijoiden kanssa, esim. toiminnanohjauksen osalta TIERA ja Fastroi. Työnjaossa ei kiinnitetä huomiota pelkkään asiakasmäärään, vaan huomioidaan asiakkaan vaativa työn määrä. Resurssien käytön kohdentaminen tarkoittaa työnjakoa, jolloin työt suunnitellaan välittömän asiakastyömäärän mukaisesti, ei hoitajamäärän mukaisesti.

Resurssipoolin toiminnasta
• Resurssien jako tapahtuu tarvelähtöisesti
• Työnjakajat vastaavat jaosta, yhdessä poolin esimiehen kanssa
– Poolin esimies sekä toiminnanohjaaja/työnjakajat arvioivat poolin vuorojen miehityksiä listakohtaisesti
• Pooliin ei tehdä varauksia edes ennalta tiedettyihin vajeisiin
– Pois tiimin minimimiehitys-ajattelusta
– Alueen tilanne ratkaisee tarpeen – aina poissaoloihin ei tarvita ketään
• Pooli vastaa lyhytaikaisten poissaolojen vajeeseen – huomioiden esimiesten työnkuvan muutos (alueellisen resurssia ei mene sijaistyövoiman etsintään)

Vaikuttavuus:
• Asiakkaille laatua – käynnit tarpeen mukaisesti
• Reagointi muuttuviin tilanteisiin ( asiakasmäärien vaihtelut, asiakkaiden hoidettavuuden vaihtelut) – kohdennetaan resurssit sinne, missä tarvetta on
• Toiminnanohjausjärjestelmällä ja resurssipoolin oikealla käytöllä pystytään nopeastikin vastaamaan akuutteihin tilanteisiin, eikä tilanteilla ole vaikusta muiden asiakkaiden käynteihin.

Tuottavuus:
• Resurssien ja osaamisen oikein kohdentaminen (tarvitaan teknologien lisäksi myös toimintatavan muutosta)
• Välittömän työajan nousu n. 30% (2012) – n. 50 - 55 % (2015)
• Resurssipoolin hallinta – resurssit kohdentuvat oikein + reagoidaan kaikkiin lyhytaikaisiin poissaoloihin
• Ei lyhytaikaisia sijaisia
• Henkilöstökulut pysyneet aikaisempien vuosien tasolla (jopa pientä laskua)

Toimialat

Toiminnot

Teemat