Kuntatiedon kuukausiraportointi

Idean taustalla vaikutti se, että olimme testanneet useita kuntatietoon liittyviä ostettuja ja jaettuja materiaaleja. Meille tuli tarve kehittää seurantaa kuukausittaisista tiedoista johtamisen tueksi , esimerkiksi markkinoinnin näkökulmasta tilastojen kautta. Tilastojen lisäksi tavoitteena oli saada analyysejä kaupunkiin liittyvistä tiedoista. Päämääränä oli yhtenäistää raportointia, jotta esimerkiksi eri tehtävissä toimivat kaupungin työntekijät, luottamushenkilöt, valtuutetut ja asukkaat saavat samanlaisen näkymän tärkeään informaatioon.

Vaikka avoimesta tietolähteistä (esim. Finntraffic tai Tilastokeskus) saa paljon tilastotietoa, tiivistää raportti olennaisen tiedon ja lisää tiedon saavutettavuutta. Raportointi aloitettiin tekemällä vuosiraportti, mutta päivittäisen johtamisen kannalta toimivammaksi osoittautui kuukausittainen raportointi. Työ aloitettiin suunnittelupalaverilla, jossa tarkennettiin oleellisia teemoja ja tarkasteltiin saatavilla olevia aineistoja. Pääideana oli, että raportin tekeminen ei työllistäisi liikaa muun työn ohessa. Työn alkuvaiheilla tunnistettiin raportin markkinoinnillinen näkökulma, joka vaati paljon esim. valokuvia (tätä varten luotiin valokuvakilpailu henkilöstölle). Raportin ensimmäisestä versiosta pyydettiin kommentteja muilta kunnilta, henkilöstöltä ja kunnan johtoryhmältä.

Saaduista tilastoista kartoitettiin oleelliset vuosi- ja neljännesvuositiedot. Grafiikkamalleja (kartat, muuttoliikekuvaajat) oli työstetty jo aikaisemmin, mutta halusimme kehittää toimintamallina yhtenäistä raportointipohjaa tietojohtamisen näkökulma edellä.

Työprosessina raportti on mahdollisimman paljon automatisoitu koodin avulla. Työn tekemisen tavan näkökulmasta kuntien välistä yhteistyötä kehitettiin ja kehitetään työn ohessa. Työn lopputulos palvelee kuntalaisia, kunnan työntekijöitä sekä päättäjiä.

Työ tehtiin täysin omin voimin, avoimen lähdekoodin ohjelmistoilla, joten lisäkustannuksia ei syntynyt.
Kunnan raportointi muuttui yhteneväiseksi, viikoittainen raportointi eri yhteyksissä helpottui sekä kuntien välinen yhteistyö tiivistyi. Lisäksi taloudellista hyötyä saavutettiin, koska ohjelmiston tai koodin tekeminen ei maksanut mitään. Raportin kehittämistyö jatkuu edelleen, sillä haemme uusia tiedonlähteitä ja jalostamme grafiikkamalleja. https://kangasalakehitys.github.io/kuukausiraportti/

Toimialat

Teemat