Puheeksiottava kunta- hyvinvoivat perheet

THL:n vierailijoille esiteltiin keväällä 2022 Järvenpään kaupungin Perhetalo Joutsikin puheeksi ottamisen tapaa perheiden kohtaamisessa ja varhaisen tuen mallia (liite Joutsikin palvelut ja linkki esittelyvideoon). Tapaamisen aikana syntyi keskustelu, että työtapamme olisi siirrettävissä myös muihin kuntiin. Haimme Sosiaali- ja terveysministeriöltä rahoitusta hankkeelle Puheeksiottava kunta – hyvinvoivat perheet, ja saimme sen vuosille 2023–2024. Palkkasimme hankerahalla hankekoordinaattorin.

Hanke-tavoitteenamme oli kehittää ja käyttöönottaa yhtenäinen puheeksi ottamisen työtapa palveluissa, joissa tavataan ja kohdataan lapsiperheitä, yhteistyörakenteiden tiivistäminen poikkihallinnollisesti, henkilöstön osaamisen vahvistaminen ja kehittäminen, johdon ja esihenkilöiden sitouttaminen toimintatavan käyttöönottamiseksi sekä työtavan kuvaaminen siten, että se voitaisiin käyttöönottaa missä tahansa kunnassa.

Työtavasta haluttiin selkeä ja vaivattomasti käyttöönotettava niin, että se sopisi varhaiskasvatuksen, perusopetuksen ja nuorisotoimen palveluihin erilaisissa kohtaamisissa.
Hankkeen käynnistyessä valittiin pilottiyksiköt varhaiskasvatuksesta ja perusopetuksesta sekä nimettiin kehittäjä- ja ohjausryhmä. Pilottiyksiköiden henkilöstölle ja vanhemmille tehtyjen kyselyjen tuloksena totesimme, että puheeksiottaminen ei ole itsestään selvyys. Henkilöstön osaaminen puheeksiottamisessa on pistemäistä, työntekijäkohtaista. Halusimme edistää rohkeutta ja osaamista oikea-aikaiseen puheeksiottamiseen ja tasalaatuistaa osaamista.
Yhtenäisen työtavan haluttiin edistävän myös työntekijöiden työhyvinvointia, kun asiat otetaan oikea-aikaisesti puheeksi.

Oikea-aikaisen ja ennaltaehkäisevän työtavan kehittäminen on Järvenpään kaupunkistrategian mukaisen painopisteen, ajoissa auttamisen kanssa hyvin linjassa. Tavoitteena oli varhaisen vaiheen ohjauksen ja neuvonnan vahvistaminen ennen kuin perheen haasteet ja ongelmat kehittyvät liian monimuotoisiksi. Tavoitteenamme oli, ja on, lisätä henkilöstön kohtaamisen ja puheeksi ottamisen taitoja sekä osaamista lisäkoulutuksilla perheiden kohtaamista haasteista ja niiden puheekisottamisesta.

Suuntana on kaupungin toimintakulttuurin muutos yhtenäisen puheeksiottamisen tavan ja oikea-aikaisuuden sekä rohkeuden edistämiseksi. Tämä edellyttää esihenkilöiden ja ylemmän johdon sitoutumista muutoksen läpiviemiseen, joten osallistuimme johtoryhmiin ja esihenkilöiden kokouksiin säännöllisesti.
Nimettiin ohjaus- ja kehittäjäryhmät. Valitsimme ohjaus- ja kehittäjäryhmiin yhtenäisen työtavan edistämiseksi ja läpiviemiseksi henkilöitä, joilla on mahdollisuus viedä muutosta läpi palveluissa, joita edustavat.

Ohjausryhmään kuuluvat
• varhaiskasvatuksen erityisasiantuntija
• perusopetuksen kasvun ja oppimisen tuen päällikkö
• lapsiperheiden palvelupäällikkö (kaupungin hyvinvoinnin palvelualue)
• johtava asiantuntija (kaupungin hyvinvoinnin palvelualue)
• vastaava lapsiperheiden hyvinvoinninohjaaja (kaupungin hyvinvoinnin palvelualue)
• hankekoordinaattori (kaupungin hyvinvoinnin palvelualue)
• johtava asiantuntija (hyvinvointialue Keusote)
• erityisasiantuntija (hyvinvointialue Keusote)
• erityisasiantuntija (perhekeskuspalvelut, hyvinvointialue Keusote)
• EHYT ry

Kehittäjäryhmään kuuluvat:
• perusopetuksen konsultoiva erityisopettaja
• varhaiskasvatuksen erityisopettaja (2)
• vastaava lapsiperheiden hyvinvoinnin ohjaaja (kaupungin hyvinvoinnin palvelualue)
• johtava asiantuntija
• lapsiperheiden palvelupäällikkö
. nuorisotyöntekijä
• palvelutarpeen arviointitiimi PTA (hyvinvointialue Keusote)
• erityisasiantuntija (hyvinvointialue Keusote)
• vanhempien edustajat
• Mieli ry
• Väkivaltatyön avopalvelut Paasi
• RIKU ry (rikosuhripäivystys)

Benchmarkkauskäynnit ja yhteydenotot Lietoon (etänä), Lahteen ja Ekhva:lle (etänä), joissa tutustuimme puheeksioton malleihin ja käytänteisiin.

Pilottiyksiköiksi valikoitui 2 koulua ja 3 päiväkotia. Pilottiyksiköissä toteutettiin kysely vanhemmille ja työntekijöille onnistuneista ja haastavista kohtaamisista ja puheeksiottotilanteista.

Kysely vanhemmille:
Vanhemmat vastasivat seuraaviin väittämiin (1 täysin eri mieltä–5 täysin samaa mieltä):
• vuorovaikutus henkilökunnan kanssa on sujuvaa
• tulen kuulluksi
• saan tukea tarvittaessa
• tulen kohdatuksi kunnioittavasti
• henkilökunnalla on aikaa kuulla ja kohdata perheeni tarpeet
• voin keskustella perheeni asioista avoimesti
• mielipiteeni otetaan huomioon keskusteluissa

Avoin kysymys: Millaista on hyvä kohtaaminen ja vuorovaikutus henkilökunnan kanssa? Vanhempien vastauksissa vahvuutena nähtiin kunnioittava kohtaaminen ja mielipiteen huomioiminen. Heikoimmat tulokset liittyivät kuulluksi tulemisen kokemukseen ja siihen, miten avoimesti vastaajat kokivat voivansa keskustella perheensä asioista. Tulosten osittainen ristiriitaisuus kertoo kohtaamistaitojen pistemäisyydestä.

Kysely henkilöstölle:
Henkilökunnalta kartoitettiin puheeksiottamiseen ja kohtaamiseen liittyviä valmiuksia ja taitoja (1 täysin eri mieltä–5 täysin samaa mieltä):
• osaan valmistautua puheeksiotto-tilanteisiin
• työyksikössämme puretaan ja harjoitellaan säännöllisesti haastavia puheeksiotto-tilanteita
• tunnistan omat vahvuuteni puheeksiottamisessa
• tunnistan omat asenteeni puheeksiotto-tilanteissa
• osaan ottaa asian puheeksi asiakasta kunnioittaen
• osaan ottaa huolen puheeksi oikea-aikaisesti
• tiedostan omien tunnereaktiotaitojen vaikutuksen puheeksiotto-tilanteissa ja osaan toimia

Vastauksissa korostui, ettei yhtenäistä toimintatapaa puheeksiottamiseksi- tai haastavien tilanteiden purkamiseen ole. Puheeksiottamisen oikea-aikaisuuteen ja ennakointiin liittyi myös haasteita ja osaamisen pistemäisyyttä.

Mitkä tekijät ovat estäneet sen, että olen jättänyt puheeksiottamisen tekemättä:
• Puheeksiotettava asia/ilmiö oli minulle vieras 21 %
• Pelkäsin vanhemman suuttumista ja vuorovaikutussuhteen katkeamista 12 %
• Koin vuorovaikutussuhteen vanhemman kanssa ei-toimivaksi 16%
• Koin, että asian puheeksiottaminen ei kuulunut työhöni 12%
• Vanhempi vältteli vuorovaikutusta 24 %
• Muu (kirjoita seuraavaan kysymykseen, mikä) 13 %

Henkilöstöltä kysyttiin, millaisesta lisäkoulutuksesta he kokevat olevan hyötyä puheeksiottamisen taitojen kehittymiselle. Koulutuksia toivottiin puheeksiottamiseen liittyen päihteisiin, mielenterveyteen, lapsiperheköyhyyteen, lähisuhde- ja perheväkivaltaan ja rahapeliongelmiin. Koulutuksen järjestäjiä olivat:
* Mieli ry
* Ennaltaehkäisevä päihdetyö (Ehyt ry)
* Väkivaltayön Avopalvelu paasi
* Rikosuhripäivystys (RIKU)

Koulutuskyselyn vastausten perusteella järjestettiin webinaareja toivotuista aiheista sekä dialogisista ja ratkaisukeskeisestä vuorovaikutuksesta ja systeemisestä työotteesta. Webinaareja järjestettiin yhteensä kuusi, joista viisi ilman kustannuksia. Kohdennettuina koulutuksina järjestettiin Neuvokas perhe- koulutus ja Traumainformoitu ja vakauttava työote -koulutus. Kohdennettujen koulutusten kulut katettiin hankeavustuksella.

"5 kysymystä kohtaamisen tueksi” työtavan kysymyspatteristo ja perehdytysmateriaali (liite Perehdytyspaketti TT).
Ohjausryhmän jäsenet työstivät ja harjoittelivat laajasta kysymysvalikosta viisi monenlaisiin kohtaamistilanteisiin soveltuvaa kysymystä puheeksioton tueksi. Kysymysten koonnissa pidettiin tärkeänä, että niitä on helppo soveltaa ja sujuvaa käyttää. Kysymysten haluttiin toimivan niin asiakastyössä kuin henkilöstön välisissä kohtaamisissa.

Lapsiperhepalveluiden, Perhetalo Joutsikin käytössä olevista erilaisista voimavara- ja ratkaisukeskeisistä materiaaleista koottiin perehdytyspaketti puheeksiottamisen tueksi (liite Perehdytyspaketti TT).

Perehdytyspaketin tavoitteena on edistää vuorovaikutustaitoja kohtaavassa työssä ja rohkaista henkilöstöä tutkimaan ja kehittämään omia taitojaan puheeksiottajina. Teemoina ovat:
• dialoginen vuorovaikutus
• ratkaisukeskeisyys
• ennakko-oletukset ja tulkinnat
• asiakas keskiössä
• onnistuneen puheeksioton elementtejä
• haastavien puheeksiottotilanteiden toimintaohje

Perehdytysmateriaali muokattiin kehittäjäryhmässä ja vietiin tiedoksi ohjausryhmään.

Kehittäjäryhmä kokosi perheitä ja henkilökuntaa varten sähköisen tukipalvelupaketin, johon on linkitetty kaupungin, järjestöjen ja hyvinvointialueen erilaisia palveluita arjen tueksi (ks. linkki ja liite qr-koodi).

Sitouttaminen:

Kyselytulosten perusteella varhaiskasvatus- ja perusopetusjohtajat päättivät, että puheeksiottamisen yhtenäinen työtapa otetaan käyttöön varhaiskasvatuksessa, perusopetuksessa ja lukiolla. Koko henkilöstö perehdytetään työtavan käyttöön vuoden 2024 loppuun mennessä. Perehdytyksen läpiviemiseksi sovittiin kaikkien päiväkodinjohtajien ja rehtoreiden, sekä iltapäiväkerhojen, koulunkäyntiohjaajien, yhteisöohjaajien ja kouluvalmentajien sekä perhepäivähoitajien kanssa perehdytyksen aikataulu.

Perehdyttäjinä toimivat perhepalveluiden päällikkö ja vastaava lapsiperheiden hyvinvoinninohjaaja. Tähän mennessä (9/2024) tavoitettu n 700 opetuksen ja kasvatuksen palvelualueen n. 1100 työntekijästä.

Perehdytystilaisuuksia varten painatettiin roll-upit (liitteet 3 kysymystä ja onnistunut vuorovaikutus) sekä 5 kysymystä kohtaamisen tueksi -flyereita ja käyntikorttikorttikokoisia QR-koodeja sähköiseen tukipalvelupakettiin. Kulut katettiin hankeavustuksella.

Hankkeen edistyminen esiteltiin hyvinvoinnin palvelualueen laajassa johtoryhmässä ja kerrottiin, että se otetaan käyttöön opetuksen ja kasvatuksen palvelualueella. Työtapaa esiteltiin myös kunnan HR-asiantuntijalle, kehittämispäällikölle ja työhyvinvointipäällikölle, ja he jäivät pohtimaan, missä palveluissa työtapaa voitaisiin hyödyntää kaupunkitasolla.

Kustannukset:

Sosiaali- ja terveysministeriöltä saatiin terveyden edistämisen määrärahaa kaksivuotisena hankeavustuksena yhteensä 134 000 €. Ohjaus- ja kehittäjäryhmään kuuluvat henkilöt saivat käyttää työaikaa kokouksiin osallistumiseksi. Työtapa on mahdollista ottaa käyttöön myös ilman hanketta. Tämä edellyttää myönteistä ja yhtenäistä poikkihallinnollista asennetta ja työntekijöiden olemassa olevan osaamisen kartoittamista ja -kehittämistä. Lisäksi kunnassa tulee sopia koordinoiva taho, perehdytyspaketin tekijät ja läpiviejät.

Kehittämisteko tulee näkymään yhtenäisenä puheeksiottamisen toimintakulttuurina varhaiskasvatuksessa, perusopetuksessa, soveltaen lukiossa ja nuorisotoimessa. Kehittämisteko jatkuu perehdytyskoulutusten läpiviemisenä, niin, että se tavoittaa koko kohdehenkilöstön vuoden 2024 loppuun mennessä.

Kehittäjä- ja ohjausryhmään osallistuneet henkilöt voivat edistää mallin käyttöönottoa omissa palveluissaan.

Varhaiskasvatus- ja perusopetusjohtajan kanssa on sovittu, että perehdytysmateriaali, Puheeksi ottamisen tueksi, viedään henkilöstön osaamis- ja oppimisalusta Skillhiveen uuden työntekijän perehdytysosioon.

Tavoitteena on että nimeämme poikkihallinnollisen perehdytystiimin, joka edistää ja ylläpitää perehdytyksiä ja tiivistää eri hallinnonalojen yhteistä työtä.

Yhdeksi työtavan esittelytavaksi on tulossa Tussitaikureiden toteuttama info-video. (toteutetaan hankeavustuksella). Hankkeen tuottama materiaali on jatkossa saatavilla myös Innokylässä.

5 kysymystä kohtaamisen tueksi on jatkossa Kysymykset kohtaamisen tueksi, joita käytetään työtavan perehdyttämisessä (liite). Perehdytysmateriaalia muokataan edelleen saatujen palautteiden pohjalta.

Hankekoordinaattori huolehti yhteistyössä viestintäyksikön kanssa hankkeeseen liittyvästä tiedotuksesta:
• tiedotus hankkeen etenemisestä
• koulutuskutsut ja ilmoittautumiset
• seurantakyselyt henkilöstölle ja kuntalaisille

Loppuvuodesta 2024 kuntalaisilta kerätään QR-koodipohjaisesti palautetta siitä, ovatko he tulleet kohdatuksi työtavan mukaisesti. Järvenpään intranetissä on seurantakysely henkilöstölle perehdytykseen osallistumisesta, työtavan käyttämisestä ja siitä, suosittelisiko työtapaa myös muille. Palautteiden kerääminen jatkuu joulukuun 2024 alkuun saakka.

Osaamista on vahvistettu:

Yhtenäinen työtapa koetaan omaan työhön sopivana. Kehittäjäryhmän vanhempainyhdistyksen jäsenet kuvaavat mallia kuntalaista osallistavaksi ja palveluiden laatua tasaavaksi.
Perehdytyskäyntien palautteet (tiedonkeruu jatkuu):
Yhtenäinen työtapa edistää tasalaatuista kohtaamista (1 = en lainkaan samaa mieltä, 5 = täysin samaa mieltä) KA 4.48
Työtapa on helppo ottaa käyttöön (1 = en lainkaan samaa mieltä, 5 = täysin samaa mieltä) KA 4.03

Muihin kuntiin vastaavaa?

Kehitimme leikkimielisen Puheeksiottava kunta – pelin tukemaan muutosprosessin läpiviemistä (liite PuheeksiottavaKuntaPeli)
https://www.jarvenpaa.fi/hyvinvointi-ja-terveys/lapset-ja-nuoret/tukea-ja-palveluja-lapsiperheille
https://www.youtube.com/watch?app=desktop&v=olf6trFz_i0
3kysymystaRollUp.png
OnnistunutRollUp.png
QRkoodikuvana.png
PuheeksiottavaKuntaPeli.png
Perehdytyspaketti-TT.pdf
Joutsikin palvelut.png

Toimialat

Toiminnot

Teemat