Sivistyslautakunnan Kokousklinikka -teams

Sivistyslautakunnan kokoukset ovat esityslistalla olevien asioiden päätöskokouksia. Jäsenillä on kuitenkin aika ajoin tarve saada asioihin tarkempaa päätöksentekoon vaikuttamatonta lisätietoa, jota ei esittelijällä välttämättä siinä hetkessä ole. Halusimme perustaa Teamsin tätä varten, jotta jokainen saa saman tiedon samalla tavalla ilmaistuna ja viestit jäävät kanavalle talteen, eivätkä huku sähköposteihin. Myös viranhaltijat voivat suoraan sivistyslautakuntaa tiedottaa tällä tavalla. Perustimme Sivistyslautakunnan Kokousklinikka -teamsin ja jaoimme sinne tarvittavat oikeudet. Perustaminen tapahtui samana päivänä, jolloin sivistyslautakunnan kokous oli. Esittelijä kertoi uudesta Teamsista ja sen käyttöperiaatteista sekä pelisäännöistä. Jo samana iltana laitoimme Teamsiin muutaman tarkentavan vastauksen kokouksessa esitettyihin kysymyksiin.

Kehittämisessä olivat mukana sivistyslautakunnan esittelijä, sihteeri ja lautakunnan puheenjohtaja. Kaikki tehtiin omin voimin eikä tästä aiheutunut juuikaan kustannuksia. Hyvin suunniteltu kuvio oli nopea toteuttaa. Kehittämisteko näkyy ajan säästönä ja yhdenvertaisuutena. On tärkeää, että kuulemme lautakunnan jäseniä heidän omilla äänillään ja vastaamme juuri niihin kysymyksiin, joita heillä mielessään on. Vastaamme kaikille yhdellä kertaa samalla sanoituksella. Kysymyksiä ja vastauksia on myös helppo tarkentaa ja tarvittaessa syventää. Viestintä jää näkyviin yhteen ja samaan Teamsiin, joten se on myös jälkikäteen helposti löydettävissä.

Teams on myös helppo poistaa, jos tulevaisuudessa yhdessä todetaan, että sille ei olekaan tarvetta.

Toimialat

Toiminnot

Teemat