Talousarvion toimitilainvestointiohjelman valmisteluprosessin kehittäminen

Kaupungin investointiohjelma oli useana vuonna ylittänyt kaupungin tulorahoituskyvyn ja johtanut lainakannan voimakkaaseen kasvuun. Kaupungissa valmisteltiin talouden tasapainottamis- ja velkaohjelma, jossa asetettiin tavoitteeksi kaupungin velkaantumiskehityksen hidastaminen. Talousarvion toimitilainvestointiohjelman valmisteluprosessia oli tarvetta kehittää kiinteämmäksi osaksi keskitettyä taloussuunnitteluprosessia.

Aiemmin kaupungin tilakeskus keräsi toimialoilta vuosittain listan toimialan uudisrakennus- ja peruskorjaustarpeista. Kokoaminen alkoi vuosittain alusta tyhjältä pöydältä. Prosessissa hankkeiden priorisointi ja ajoitus tehtiin tilakeskuksen ja tilaavan toimialan kanssa. Tilakeskuksen kokoama toimitilainvestointiohjelma liitettiin talousarvion taloussuunnitelmaosaan. Johtoryhmä ja taloussuunnittelu eivät kokeneet osallistuvansa tilakeskuksen johtamaan toimitilainvestointiohjelman valmisteluun. Talouden tasapainottamis- ja velkaohjelman tavoitteeksi asetettiin investointisuunnittelun ja palveluverkkosuunnittelun kehittäminen sekä taloussuunnittelun kytkeminen paremmin mukaan toimitilainvestointiohjelman valmisteluun.
Kaupunginjohtajan toimialan johtosääntöä muutettiin 2012 niin, että taloussuunnittelun tehtäväksi tuli koordinoida ja kehittää kaupunkitasoista palveluverkkosuunnittelua. Lisäksi määriteltiin käytännöt ja euromääräiset rajat toimitilahankkeille, jolloin hankkeita koskevat tarveselvitykset tulee viedä kaupunginhallituksen käsittelyyn (3 M€).

Toimitilainvestointien valmistelun osalta on myös tehty muutos. Toimitilahankkeiden suunnitteluprosessista laadittiin ohje tilakeskuksen, toimialojen ja tytäryhtiöiden käyttöön. Ohjeen osana otetiiin käyttöön hankekortti, johon täydennetään määritellyt tiedot kustakin hankkeesta. Toimialat päivittävät vuosittain aiemmin tehtyjä hankekortteja. Kaikista uusista hankkeista täytetään aina hankekortti. Tilakeskus päivittää toimitilainvestointisuunnitelmaa päivitettyjen hankekorttien tietojen pohjalta.

Kaupunkitasoisen palveluverkkosuunnittelun koordinoinnin tavoitteena on toimialarajat ylittäen yhteistyössä valmistella tomitilainvestointiohjelma. Tätä työtä varten perustettiin kaupunkitasoinen palveluverkkosuunnittelutyöryhmä. Työryhmän jäseniä ovat talousjohtaja (pj), talousarviopäällikkö, palveluverkkosunnittelua koordinoiva erityisasiantuntija (siht.), toimialojen talous- ja hallintojohtajat sekä palveluverkkosuunnittelijat, tilakeskusjohtaja, kaupunginarkkitehti, hankesuunnittelijat- ja arkkitehdit, hankeohjelmoija, yleiskaavasuunnittelijat, kaupungininsinööri sekä -suunnittelijat, asumisasioiden erityisasiantuntija, tutkimuspäällikkö sekä väestöennusteesta vastaava tutkija. Tavoitteena on tiedonkulun kehittäminen ja yhtenäinen tietopohja toimitilainvestointiohjelman valmistelua varten.

Työryhmä kokoontuu vähintään 4 kertaa vuodessa. Kokouksissa käsitellään mm.
• asuntorakentamis- ja väestöennusteen toteumat edelliseltä vuodelta
• kaavoitukseen liittyvät ajankohtaiset asiat
• ns. aikaistettu väestöennuste
• toimitilainvestointiohjelman laadinta sekä hankekorttien päivitysohje ja aikataulu
• alustavan investointiohjelman käsittely sekä mahdollisuudet toimialojen yhteishankkeisiin
• tilakeskuksen laatiman ensimmäisen toimitilainvestointiohjelma version käsittely
• toimitilahankkeiden priorisointi ja investointiohjelman sopeuttaminen talous- ja velka ohjelman mukaiseksi.
• käydään läpi seuraavan 5 vuoden asemakaavoituksen työohjelmaa ja seuraavan vuoden kehittämisasioita koskien sekä prosesseja että valmistelua.


Kaupunkitasoisen palveluverkkosuunnittelutyöryhmän käsittelemä toimitilainvestointiohjelman luonnoksen käsittely jatkuu toimitilainvestointisuunnittelun johtoryhmässä.

Toimitilainvestointisuunnittelun johtoryhmään (hankejohto) kuuluvat kaupunginjohtaja (pj), kaikki apulaiskaupunginjohtajat (5 kpl), tilakeskusjohtaja, kaupungininsinööri, kaupunginarkkitehti, hankeohjelmoija, kaupunkisuunnittelujohtaja, talousjohtaja, talousarviopäällikkö, palveluverkkosunnittelua koordinoiva erityisasiantuntija (siht.). Hankejohtoryhmä kokoontuu n. 6 kertaa vuodessa. Hankejohtoryhmässä käsitellään toimitilainvestointiohjelmaa ja tehdään priorisointeja, sovitaan rahoitustavoista sekä sovitetaan toimitilainvestointiohjelma talouden tasapainottamis- ja velkaohjelman raameihin. Näin valmisteltu toimitilainvestointiohjelma liitetään osaksi kaupunginjohtajan talousarvioesitystä.

Työ on tehty omana työnä prosesseja kehittäen.
Kaupunginjohtoryhmällä ja taloussuunnittelulla on enemmän tietoa ja vaikutusmahdollisuuksia toimitilainvestointiohjelman sisältöön. Hankejohtoryhmä päättää hankkeiden toteutustavoista (rahoitus) ja priorisoi hankkeita.
Kaupunkitasoisen palveluverkkosuunnittelun työryhmässä kaikilla suunnittelun osapuolilla on yhtenäinen tietopohja suunnittelun tueksi sekä mahdollisuus olla vuorovaikutuksessa toimialojen edustajien, kaavoittajien, taloussuunnittelun sekä tilakeskuksen edustajien kanssa.

Toimitilainvestointisuunnitteluun liittyvät työprosessit ovat yhtenäistyneet ja jokainen prosessiin kuuluva tietää prosessin kulun. Talousarvion toimitilainvestointiohjelman valmistelu on kokonaisuudessaan prosessin myötä helpottunut, tiedonkulku parantunut ja ymmärrys yhteisestä tavoitteesta selkiytynyt. Lisäksi taloussuunnittelussa pystytään paremmin ennakoimaan rahoitustarve sekä kaupungissa että konsernissa.

Toimialat

Toiminnot

Teemat