Tietosuoja näkyväksi kasvatuksen, opetuksen ja koulutuksen henkilöstön työssä – tietosuojan huoneentaulu

Suuri osa Kangasalan kaupungin työntekijöistä käsittelee työssään henkilötietoja ja jokaisen työntekijän tulee tuntea tietosuojan perusasiat. Tietosuojan peruskoulutus kuuluu työntekijöiden yleiseen perehdytyskoulutukseen. Kangasalan kaupungin varhaiskasvatus- ja esiopetuspalveluissa sekä opetus- ja koulutuspalveluissa on huomattu tarve palvelualuekohtaisille tietosuojaohjeille, joissa huomioidaan varhaiskasvatusyksiköissä ja kouluissa tehtävän työn erityisluonne (esim. lasten kanssa toimiminen ja omat tietojärjestelmät), yleisten tietosuojaohjeiden rinnalla.

Kaupungin intranetissä – jo olemassa olevat – varhaiskasvatus- ja esiopetuspalveluiden sekä opetus- ja koulutuspalveluiden tietosuojaohjeistukset ovat suhteellisen laajoja dokumentteja. Näiden tietosuojaohjeistusten omaksumisen tueksi ja henkilöstön arjen työn helpottamiseksi päätettiin laatia yhteinen A4-kokoinen tietosuojan pikaopas, joka nimettiin ”Tietosuojan huoneentauluksi”. Tavoitteena oli tuottaa huoneentaulu, joka olisi helposti löydettävissä ja käytettävissä kiireisen työarjen keskellä. Tietosuojan huoneentauluun tiivistettiin intranetin tietosuojaohjeistusten tärkeimmät asiat niin, että sama huoneentaulu sopii varhaiskasvatukseen, esiopetukseen, perusopetukseen ja toiselle asteelle.

Varhaiskasvatus- ja esiopetuspalveluiden sekä opetus- ja koulutuspalveluiden asiantuntijat laativat yhteisen huoneentaulun yhdessä, jolloin eri näkökulmat saatiin huomioitua. Mukana kehitystyössä oli varhais- ja esiopetuspalveluiden suunnittelija ja hallinnon sihteeri, varhaiskasvatuksen opettaja sekä opetus- ja koulutuspalveluiden TVT-suunnittelija, joka keräsi kommentteja myös koulujen henkilöstöltä.

Huoneentaulun sisältö, asettelu ja visuaalinen ilme (esim. värit) suunniteltiin siten, että tärkeimmät tietosuojaohjeet ovat helposti löydettävissä ja omaksuttavissa. Arjessa huomioitavat asiat luokiteltiin kolmen pääotsikon alle:
1) tietojen kerääminen,
2)asiakirjojen käsittely ja
3)laitteet.

Huoneentaulun alaosassa viitataan erilliseen ohjeeseen, jossa ohjeistetaan tietoturvaloukkaustilanteissa toimiminen. Lisätietoja varten annetaan kaupungin tietosuojavastaavien yhteissähköpostiosoite.

Huoneentaulu tallennettiin kaupungin intranettiin ja linkki siihen jaettiin henkilöstölle sähköisesti. Lisäksi huoneentaulusta tehtiin tulosteita, jotka laminoitiin valmiiksi ja kuljetettiin eri yksiköihin näkyvälle paikalle kiinnitettäviksi (esim. koulujen ja päiväkotien henkilökuntahuoneet). Huoneentaulun kehittämisprosessi ja jakaminen eri yksiköihin ei aiheuttanut lisäkustannuksia. Kehitystyö tehtiin kaupungin asiantuntijoiden työajalla. Tietosuojan huoneentaulun avulla tuodaan tietosuojan perusasiat helposti omaksuttavassa muodossa varhaiskasvatus- ja esiopetusyksiköiden sekä koulujen henkilöstön arkeen. Huoneentauluun kootut ohjeet liittyvät kaikki arjen kasvatus- ja opetustyössä huomioitaviin tietosuojaseikkoihin. Tällä kehittämisteolla helpotetaan kasvatus- ja opetushenkilöstön tietosuojaosaamisen omaksumista ja tuetaan tietosuojan huomioivia työskentelytapoja. Tietosuojan huoneentaulu opko ja vaka Kangasala.pdf

Toimialat

Toiminnot

Teemat