Varaamo.hel.fi - julkisia tiloja ja laitteita omaan käyttöön

Kaupungin Digitaalinen Helsinki -hankkeen yhtenä tavoitteena on tyhjäkäynnillä olevien tilojen käytön tehostaminen. Tilat tuodaan kaupunkilaisten käyttöön digitaalisten palveluiden avulla. Tilojen siirtyminen digiaikaan on edellyttänyt vanhojen toimintatapojen uudistamista ja muutos ottaa oman aikansa. Varaamo-projekti aloitettiin 2015 ja palvelun kautta on tehty tähän mennessä 40 500 tila- ja laitevarausta.

Varaamosta kaupunkilainen, opiskelija tai matkailija voi varata käyttöönsä kokoustilan, paikan opiskelulle tai vaikkapa lastensa synttärikemuille. Varaamossa kokeillaan, kuinka kaupungin tilat saadaan koottua yhteen paikkaan ja vaivattomasti asiakkaiden käyttöön.

Varaamo-projekti on kolmen viraston yhteinen kokeiluhanke, jossa pyritään kehittämään virastojen varattavien tilojen käyttöä. Projektin päämääränä on tukea kaupungin strategiaohjelman mukaista tavoitetta lisätä ja tehostaa varattavissa olevien julkisten tilojen käyttöä sekä samalla parantaa tilojen saavutettavuutta. Projektissa mukana ovat kaupunginkirjasto, nuorisoasiainkeskus ja varhaiskasvatusvirasto.

Projektin tavoitteena on ollut kehittää virastojen yhteinen verkkopalvelu, Varaamo, jonka avulla asiakkailla on mahdollisuus varata käyttöönsä kokeiluhankkeessa mukana olevien virastojen tiloja ja laitteita. Varaamon teknisestä kehityksestä vastaavat kaupunginkanslian kumppanikoodarit. Varaamon kehityksessä on pyritty hyödyntämään ketterää kehitysmallia sekä ketterän kehityksen menetelmiä ja toimintatapoja. Varaamo-projektissa kehitetään samanaikaisesti sekä avointa rajapintaa, josta tilatietoja voidaan hakea, että Varaamon käyttöliittymää, jonka kautta asiakkaat voivat käyttää palvelua. Sekä rajapinnan että käyttöliittymän ohjelmistokoodi on avoimesti saatavilla ja hyödynnettävissä GitHub-ohjelmavaraston kautta.

Selvitykset Varaamo-palvelun kehittämiseen aloitettiin vuoden 2015 maaliskuussa ja ensimmäinen versio Varaamosta julkaistiin joulukuussa 2015. Projektin taustalla oli Helsingin kaupungin johtajistolta saatu pyyntö kartoittaa kaupungin tilojen yhteiskäyttöä sekä tilojen avaamista kaupunkilaisille. Tästä pyynnöstä muodostui ajatus virastoyhteisen tilavarausjärjestelmän pilotointiin. Tavoitteena oli päästä liikkeelle mahdollisimman nopeasti hyödyntämällä palvelun kehittämisessä Helsingin kaupungin avoimen ohjelmistokehityksen tiimiä sekä hankkimalla muut kehitykseen tarvittavat resurssit avoimen ohjelmistokehityksen puitesopimuksen avulla.

Projektiin mukaan lähtivät kaupunginkirjaston ohella varhaiskasvatusvirasto ja nuorisoasiainkeskus, joiden lisäksi kaupunginkanslian kumppanikoodarit tulivat projektiin mukaan vastaamaan Varaamon teknisestä kehityksestä. Muu tarvittava osaaminen, kuten kehitystyö, pystyttiin hankkimaan tarvittaessa puitesopimuksen avulla. Projektin alkuvaiheessa ei virallista projektiorganisaatiota perustettu, vaan yhteistyöstä sovittiin suullisesti. Samalla sovittiin, että projektissa mukana olevat virastot selvittävät oman virastonsa tilanvarauskäytäntöjä ja tekevät tarkemmat selvitykset Varaamo-projektin tarpeellisuudesta virastokohtaisesti.

Selvitysten tekoa ei juurikaan koordinoitu keskitetysti, vaan jokainen virasto sai päättää itse, kuinka tilavaraukseen liittyvät kokonaisuudet kartoitetaan. Kirjastossa Varaamon tuoteomistaja toimi projektin vastuuhenkilönä ja teki selvityksen tilavarauksen nykytilanteesta, käytetyistä sopimuksista ja järjestelmistä sekä kartoitti sen hetkiset varauskäytännöt ja alustavan suunnitelman tavoitetilasta.

Nuorisoasiainkeskuksen tilavarauskäytännöt purettiin yksikkötasolla ja jokaisen nuorisotalon tilojen varaamiseen liittyvät tiedot tuotiin myös asiakkaiden näkyville talojen omilla MunStadi-verkkosivuilla. Varhaiskasvatusvirasto oli osallistunut ennen projektin alkua opetusviraston kanssa yhteiseen selvitykseen, jossa pohdittiin tilojen yhteiskäyttöä ja mahdollisuuksia tilojen avoimempaan jakoon kuntalaisten sekä yhdistysten käyttöön. Tämän selvityksen yhteydessä nousi esiin selkeä tarve yhtenäisestä järjestelmästä ja tilojen varaamiseen liittyvien prosessien digitalisoinnista, sillä selvityshetkellä kaikki tilavaraukseen liittyvät toimintamallit olivat manuaalisia ja tilojen varaaminen oli varsin henkilötyövetoista.

Huolimatta siitä, että jokainen virasto teki selvitykset itsenäisesti, olivat lopputulokset ensimmäisistä selvityksistä jokaisella virastolla hyvin samansuuntaiset. Tilavarauskäytännöt olivat hyvin monimutkaiset, tilojen varaamiseen liittyi erilaisia kirjallisia sopimuksia sekä huomattava määrä manuaalista työtä. Tämän lisäksi asiakkaiden oli vaikea löytää tietoa varattavista tiloista ja tilojen käyttö oli melko vähäistä. Näiden selvitysten pohjalta tehtiin päätös varsinaisen projektin perustamisesta ja samalla sovittiin projektin organisoinnista sekä jokaisen viraston vastuista.

Tehtyjen selvitysten pohjalta projektin yhteiseksi tavoitteeksi asetettiin tilavarauskäytäntöjen yksinkertaistaminen ja yhdenmukaistaminen. Tilat tulisivat olla paremmin saavutettavissa ja tilojen varaamisen tulisi näyttäytyä asiakkaan näkökulmasta yhtenäisenä – virastojen rajat ylittävänä – palveluna. Projektin kokonaiskuvan rakentaminen oli keskeinen onnistumistekijä, joka vaati jatkuvaa yhteistyötä sekä suunnittelua hankkeessa mukana olevien virastojen kanssa.

Selvitysvaiheessa muodostettiin ensimmäinen alustava määritys virastojen tarpeista tilavarauksen suhteen. Tämä tehtiin haastattelemalla viraston työntekijöitä sekä selvittä- mällä tilavarauksen nykytilannetta ja sen pohjalta suunnittelemalla tilavarauksen tavoitetilaa. Suunnitelmista koottiin palvelun toiminnallinen määrittely sekä määrittelyn tueksi tehtiin lisäksi käyttöliittymän rautalankamallit, joita voitiin alpha-vaiheessa hyödyntää itse palvelun kehittämisessä.

Varaamo-palvelun toteuttaminen jakautui alpha- ja beta-vaiheisiin. Alpha-vaihe alkoi kaupungin kumppanikoodereiden kehitystyöllä kesäkuussa 2015. Sitä varten tehtyjen suunnitelmien lähtökohtana oli vähimmäisvaatimusajattelu ja suunnitelmien tavoitteena oli kartoittaa se minimijoukko tarpeita, jonka pohjalta palvelua voitaisiin alpha-vaiheessa lähteä kehittämään. Projektitiimillä oli alpha-vaiheen alkaessa jo orastava käsitys siitä, mihin suuntaan palvelua lähdettäisiin rakentamaan ja mitä ensimmäiseltä versiolta vaaditaan. Näkemykset olivat osittain toisistaan poikkeavia, joten yhteisen ratkaisun rakentaminen vaati jatkuvaa yhdessä suunnittelua sekä yhteistyötä.

Alpha-vaiheessa ensimmäisenä aloitettiin palvelun tietokannan rakentaminen, jota voitaisiin jatkossa hyödyntää varsinaisen verkkopalvelun ja käyttöliittymän rakentamisessa. Käyttöliittymän kehitys aloitettiin vuoden 2015 syksynä. Vastuu käyttöliittymän kehityksestä ja kehityksen ohjaamisesta annettiin projektin tuoteomistajalle, jonka tehtävänä oli varmistaa, että toteutettava käyttöliittymä vastaa asiakkaiden tarpeita.

Toteuttamalla ainoastaan minimivaatimukset täyttävä käyttöliittymä pystyttiin ensimmäinen versio Varaamosta kehittämään ja julkaisemaan hyvin nopeassa aikataulussa. Tarvittavat parannukset palvelun käyttökokemukseen ja käytettävyyteen suunniteltiin tehtäväksi julkaisun jälkeen asiakaspalautteen perusteella. Tämä takasi sen, että resursseja säästetään kehitystyössä ja palvelun kehittäminen perustuu todelliseen asiakaspalautteeseen eikä ainoastaan projektitiimin mielipiteisiin.

Kehitystyö pyrittiin tekemään ketterän kehityksen periaatteiden mukaisesti käyttämällä scrum-viitekehykseen pohjautuvia kehitysmenetelmiä. Projektin etenemistä seurattiin kahden viikon välein pidetyissä sprint-palavereissa, joissa käytiin läpi sprintin aikana kehitetyt ominaisuudet sekä sovittiin seuraavan sprintin sisällöstä.

Kehitystyön toteutus sujui vielä alpha-vaiheessa ilman suurempia pullonkauloja. Ohjelmointityötä tarvittiin erikseen sekä palvelun tietokantaan että käyttöliittymään ja kaupungin tietotekniikkayksiköiden lisäksi kehitystyö ostettiin eri yrityksistä.

Alpha-vaiheessa käyttöliittymää testattiin organisaation sisäisesti suljetulla testaajajoukolla. Käyttöliittymäkehityksen alkuvaiheessa testaajina toimivat lähinnä projektin tuoteomistaja sekä muut projektiryhmän jäsenet, jotka testasivat käyttöliittymän uudet ominaisuudet sitä mukaan, kun ominaisuuksia testisivustolle päivitettiin. Myöhemmin testausjoukkoon otettiin mukaan virkailijoita, jotka tekevät tilavarausten kanssa päivittäin työtä.

Tärkein yksittäinen tavoite alpha-vaiheen päätteeksi oli saada henkilökunnan hyväksyntä siitä, että järjestelmän toiminnallisuudet olivat riittävällä tasolla, jotta se voidaan ottaa kokeilukäyttöön ja palvelu voidaan siirtää beta-vaiheeseen julkiseksi varausjärjestelmäksi, jota asiakkaat pääsevät käyttämään tiloja varatessaan. Tätä varten järjestettiin Varaamon käyttökoulutukset ja pyydettiin vielä viimeiset palautteet henkilökunnalta ennen palvelun julkistamista.

Alpha-vaiheen päätyttyä joulukuussa 2015 siirryttiin projektissa julkiseen beta-vaiheeseen. Beta-vaiheen tavoitteena oli kerätä asiakaspalautetta palvelusta, jonka pohjalta palvelua voidaan jatkokehittää esimerkiksi parantamalla palvelun käytettävyyttä ja lisäämällä Varaamoon asiakastarpeeseen perustuvia ominaisuuksia tai toiminnallisuuksia. Lisäksi beta-vaiheessa voitiin arvioida tarkemmin palvelun tarpeellisuutta seuraamalla palvelun käyttömääriä.

Varaamo-palvelulla oli beta-vaiheessa kahdenlaisia asiakkaita. Toinen asiakasryhmä oli virastojen ulkopuoliset käyttäjät, asiakkaat, jotka varasivat palvelusta itselleen tai ryhmälleen tilan tai laitteen. Toinen käyttäjäryhmä taas oli viraston sisäiset käyttäjät, eli viraston henkilökunta, jotka hallinnoivat ulkoisten käyttäjien tekemiä varauksia tai tekivät heille tarvittaessa varauksia pyynnöstä.

Sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden tarpeet palvelulle olivat toisistaan poikkeavat, joten palautetta oli kerättävä molemmilta käyttäjäryhmiltä, jotta käyttökokemus voitaisiin jatkossa räätälöidä juuri käyttäjälle sopivaksi.

Budjetin osalta projekti on edennyt annettujen raamien puitteissa ja kehitystyötä on priorisoitu jatkuvasti sillä hetkellä tärkeimmiksi koettuihin ominaisuuksiin. Työn laatu ja palvelun käytettävyys ovat olleet palvelun kehityksessä tärkeää. Beta-vaiheessa saatiin riittävästi asiakaspalautetta, jotta pystyttiin todentamaan, että Varaamo-palvelulle oli sekä kysyntää että selkeä tarve asiakkaiden puolelta.

Ensimmäisen reilun puolen vuoden aikana palveluun rekisteröityi yli 2000 asiakasta ja varauksia tehtiin noin 9000 kappaletta, vaikka varattavana oli ainoastaan 40 tilaa. Puolen vuoden aikana asiakkaat lähettivät yli 150 kehitysehdotusta asiakaspalautteen kautta ja lisäksi beetavaiheessa järjestettiin erillinen 50 hengen asiakastestaus yhteistyössä Sharing City -hankkeen kanssa. Asiakastestauksesta Varaamo sai hyvää palautetta sekä lisäksi asiakastestauksen avulla onnistuttiin paikantamaan selkeitä jatkokehitystarpeita.

Projektille asetettu hinta, laatu ja aikataulu pitivät. Projekti on tarkastellulla aikavälillä pysynyt annettujen budjettien sekä aikataulujen sisällä. Työn laatua maksimoitiin priorisoimalla kehitystyö jatkuvasti tärkeimpiin ominaisuuksiin ja testaamalla uusia ominaisuuksia jatkuvasti.

Palvelu tuottaa asiakkaille arvoa. Asiakkaille tuotettua arvoa on projektin aikana mitattu palvelun käyttöä seuraamalla ja asiakaskyselyiden/tutkimusten avulla. Palvelulle on lyhyessä ajassa kertynyt huomattava määrä käyttöä ja asiakkaat ovat olleet kiinnostuneita palvelun kehittämisestä ja lähettäneet palautteen paljon kehitysehdotuksia. Keväällä 2016 Haaga-Helian kanssa yhteistyössä tehdyn asiakastyytyväisyysmittauksen keskiarvoksi Varaamo sai 3,35/5. Käyttäjät kokivat palvelun toimivaksi, mutta antoivat myös hyviä kehitysehdotuksia jatkoa varten.

Projektissa on hyödynnetty ketteriä menetelmiä, kuten työjonon priorisointia sekä iteratiivista ja inkrementaalista etenemismallia. Ketterien menetelmien hyödyntämisestä ei kuitenkaan ole ollut käytettävissä yhtenäistä toimintaohjetta/mallia, mikä on osittain hidastanut etenemistä, kun toimintatapoja on jouduttu kehittämään.

Palvelua on kehitetty asiakaslähtöisesti osallistamalla käyttäjät mukaan palvelun kehittämiseen. Palvelun kehityksessä asiakaslähtöisyys ja käyttäjien osallistaminen on lisääntynyt jatkuvasti projektin edetessä. Ennen palvelun julkaisua käyttäjien hyödyntäminen oli projektissa heikkoa, mutta julkaisun jälkeen beta-vaiheessa käyttäjät otettiin vahvasti mukaan palvelun kehitykseen ja jatkokehitysideat kerättiin suoraan käyttäjiltä.

Lisätietoa: yhteyshenkilö Petteri Ponsimaa ei ole tavoitettavissa työlomansa aikana 15.5.-30.11.2017.

Toimialat

Toiminnot

Teemat