Fasilitointivalmennuksella uusia ryhmätyötaitoja

Kunnissa ja muissa julkisissa organisaatioissa järjestetään paljon erilaisia kokouksia, työpajoja ja seminaareja.

Kuntakonsernin muutosta on Limingassa ajettu eteenpäin jo muutaman vuoden ajan ja erilaisia kehittämistarpeita on noussut valmisteluiden eri vaiheissa. Yksi tärkeistä huomioista on ollut, että kuntaan on ollut tarve kehittää kustannustehokasta ja businesslähtöistä ajattelutapaa.

Perinteisesti erilaisissa valmisteluun, päätöksentekoon jne. liittyvissä palavereissa, workshopeissa ja seminaareissa on usein käytössä perinteiset työskentelytavat. Kokoukset voivat usein venyä, eikä niissä aina saada aikaan haluttua lopputulosta. Näimme, että kokous- ja valmistelumenetelmiin oli hyvä saada päivitystä ja oppia uudenlaisia, tehokkaita työskentelytapoja. Usein työskentelyssä, esim. workshopeissa, käytetään ulkopuolisia sparraajia tai konsultteja ja näin ollen työskentelystä voi syntyä merkittävästi myös kustannuksia.

Halusimme valmentaa muutoksen läpivientiä varten eräänlaisia "muutosagentteja", jotka voisivat ja osaisivat toimia omissa yksiköissään ja myös yksiköiden välillä muutoksen ajureina ja sparraajina. Muutosagenteille haluttiin tarjota mahdollisuus oppia keskeisiä fasilitointimenetelmiä, joita he voisivat osaltaan opettaa eteenpäin yksiköissään, mutta myös käyttää käytännössä, esim. kokouksissa, tiimipalavereissa ja muussa valmistelutyössä. Muutosta varten järjestettiin fasilitointivalmennusta, johon osallistui kunnan johtoryhmä, esimiehistöä sekä henkilöstön edustajia. Valmennuksiin osallistui noin 30 henkilöä. Valmennukseen osallistui henkilöitä kaikilta kunnan sektoreilta sekä liikelaitoksista.
Itse fasilitointivalmennus käynnistyi huhtikuussa 2018 ja valmennus kesti yhteensä kaksi päivää. Valmennuspäivien välissä oli 3 viikkoa, jonka aikana toteutettiin jokaisessa yksikössä välitehtäviä aidoista kehittämisaiheista.

Ensimmäisen fasilitointivalmennuspäivän aikana käytiin läpi keskeisiä fasilitointimenetelmiä. Valmennus toteutettiin siten, että fasilitointimenetelmät opeteltiin fasilitoiden, eli aluksi käytiin läpi teoriassa, mitä menetelmä sisältää ja tämän jälkeen menetelmä testattiin kuvitteellisen, mutta Limingan kuntaan ja kuntatyöhön linkittyvällä aiheella. Työtapa oli intensiivinen ja osallistava, päivän aikana ei käytetty tietokonetta tai power-point kalvoja.

Ensimmäisen fasilitointivalmennuksen jälkeen jokainen fasilitoija sai tehtäväkseen toteuttaa fasilitoinnin omassa yksikössään yksin tai pienessä ryhmässä. Fasilitointi tuli suunnitella kirjallisesti käyttäen apuna opittuja menetelmiä ja esitellä valmennuksen vetäjälle lyhyesti ennen toteutusta. Näin omaan fasilitointiin sai vinkkejä ja tukea. Aiheen fasilitoinnille tuli olla ajankohtainen omassa yksikössä ja sen tuli aidosti edistää kehittämisprosessia omassa yksikössä. Kolmen viikon aikana Limingan kunnassa toteutettiin yhteensä 11 erilaista fasilitointia. Fasilitointeja toteutettiin jokaisessa kunnan yksikössä, mutta myös liikelaitoksissa.

Toisen fasilitointivalmennuspäivän aikana kävimme yhdessä läpi välitehtävien tulokset ja kävimme läpi lisää fasilitointimenetelmiä. Hyvänä huomiona ja opittuna asiana fasilitointivalmennusten tulosten esittelyssä oli kuuntelutehtävä, jonka aikana jokainen osallistuja pohti kysymyksiä esittäjälle ja kouluttaja valitsi aina sattumanvaraisesti henkilön, joka pääsi kysymyksensä esittämään. Hyvä vinkki jatkoa varten!

Fasilitointivalmennuksen toteuttaminen ja fasilitointiosaamisen kehittäminen kunnassa liittyy oleellisesti uudenlaisten toimintatapojen ja mallien kehittämiseen, sekä muutoksen läpivientiin yksiköissä.

Kehittämistoimenpide tehtiin osana BusinessFinlandin rahoittamaa Liminka Lupaus -hanketta. Hankkeen tavoitteena on kehittää ja uudistaa kuntatyötä erityisesti johtamisen, toimintamallien ja osallisuuden näkökulmista. Kustannukset fasilitointivalmennukselle olivat kaksi konsulttipäivää sekä toki oma työmme, jonka teimme valmennusten välissä. Fasilitointivalmennusten jälkeen fasilitointimenetelmiä on käytetty useissa eri palaverissa ja valmistelun eri vaiheissa. Menetelmiä on hyödynnetty talouden suunnittelussa, strategian jalkautuksessa, hyvinvointikertomuksessa, työhyvinvointiin liittyvässä esimiestyössä ja monessa muussa. Työskentely on saanut hyvää palautetta niin fasilitoijilta itseltään kuin fasilitointiin osallistuneilta, esim. henkilöstön edustajilta.

Fasilitointivalmennus on antanut paitsi esimiehille, mutta myös henkilöstön edustajille uudenlaisia työkaluja ryhmätyöskentelyyn ja ymmärrystä siitä, miten kustannustehokkaita ja osallistavia työtapoja voidaan hyödyntää. Fasilitointimenetelmät ovat monistettavissa erilaisiin prosesseihin ja soveltuva menetelmä voi nostaa esille lyhyessäkin ajassa ajankohtaisia kehittämistarpeita. Fasilitoinnilla voidaan aktivoida ja osallistaa henkilöstä yhä tehokkaammin.

Mitattavat säästöt liittyvät tehostuneeseen ajankäyttöön, osallisuuden lisäämiseen sekä siihen, että jatkossa pystymme toteuttamaan erilaisia fasilitointeja myös oman henkilöstön voimin, emmekä tarvitse välttämättä aina ulkopuolista konsultointia prosesseihimme. Näin ollen asiantuntija-apua voidaan suunnata erilaisiin toimintoihin kehittämisprosesseissa kun itse ryhmätyöskentely voidaan hoitaa "omin voimin".

Fasilitointimenelmien käyttöä jatketaan ja laajennetaan kunnassa ja niitä tullaan hyödyntämään myös luottamushenkilötyöskentelyssä ja sidosryhmätyöskentelyssä.

Tärkeitä huomioita liittyen fasilitointiin:
- Fasilitoinnilla voidaan tuottaa suuri määrä aineistoa pienessä ajassa, se on todella kustannustehokasta
- Hyvä ja helppo tapa osallistaa henkilöstöä, yhteistyökumppaneita, kuntalaisia eri prosesseissa
- Voidaan käyttää myös osana kokousta, fasilitointi voi kestää kymmenestä minuutista koko aina usean päivän fasilitointiin
- Tärkeää on ymmärtää eri vaiheet, joita fasilitoinnissa on hyvä käydä läpi (monistettavuus)
- Fasilitoijan rooli on tärkeä ryhmätyöskentelyssä, siksi työtapoja on hyvä aidosti opetella Fasilitointi_Limingan kunta_12.6.2018.pdf

Toimialat

Toiminnot

Teemat