Kohdennettu työyhteisötuki - Yhteistä työtä työhyvinvoinnin eteen jo 46 työyhteisössä!

Idea Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan työyhteisöjen kohdennetun tuen kehittämiseen lähti vuonna 2022 yhteisen strategiatavoitetyöskentelyn kautta. Sen yhteydessä mietimme, miten voimme parantaa strategiatavoitteiden mukaisesti henkilöstön veto- ja pitovoimaa ja työoloja yhdessä ja varmistaa, että kaikki päiväkodit, koulut ja oppilaitokset ovat hyviä työpaikkoja.

Suunnittelimme vuodelle 2023 tavoitteita ja sitä tukevia toimenpiteitä. Asetimme tavoitteeksi, että meidän tulee toimialalla tukea esihenkilöiden ja työyhteisöjen hyvinvointia ja onnistumista. Kun johtaminen on hyvää ja johtajalla on mahdollisuus onnistua työssään, henkilöstö voi hyvin. Punaisena lankana kulki ajatus siitä, että ”onnistumme yhdessä” ja ”teemme lähellä arkea ja tarpeen mukaan räätälöidysti”.

Tavoitetta lähdettiin toteuttamaan seuraavalla toimenpiteellä: Toteutamme yhdessä sopien kohdennettua tukea esihenkilöiden ja työyhteisöjen onnistumiseksi. Tavoitteena oli luoda monialainen työskentelymalli, joka tarjoaa työyhteisöille tukea, räätälöityjä ratkaisuja systemaattisesti ja linjakkaasti arjen haastaviin tilanteisiin.

Vuoden 2022 aikana varhaiskasvatuksessa toteutettiin alueellisia työyhteisövierailuita, joissa pilotoitiin kohdennetun tuen tavoitteen mukaista toimintatapaa. Vierailujen aikana kuultiin työyhteisöjen moninaisia tilanteita ja tarpeita. Mukana vierailuissa oli aluepäällikkö, senior hr-partner ja erityissuunnittelija. Yhdessä työyhteisön ja esihenkilön kanssa keskustellen lähdettiin löytämään haastaviin arjen tilanteisiin ratkaisuja ja tarjoamaan ketterästi apua.

Keskusteluista tunnistettiin moninaiset teemat, jotka kytkeytyvät toisiinsa ja edellyttävät työyhteisön tarpeisiin räätälöityjä toimia.

Työyhteisövierailut vahvistivat ajatusta kohdennetun työyhteisötuen toimintamallin tarpeellisuudesta.
Kohdennetun työyhteisötuen kehittäminen käynnistyi vuoden 2022 aikana kaikissa kasvatuksen ja koulutuksen palvelukokonaisuuksissa yhteistyössä hallinnon henkilöstöpalveluiden ja kehittämispalveluiden kanssa. Myöhemmin vuoden 2023 aikana mukaan on liittynyt lisää hallinnon palveluita. Kehittämisessä tunnistettiin yhdessä palvelukokonaisuuksien tarpeita niin palveluihin, prosessiin kuin myös työskentelytapaan liittyen.

Koska varhaiskasvatuksessa osana työyhteisövierailuita pilotoitiin kohdennetun tuen toimintamallia, saatiin ennakoiden kokemusta ja palautetta kohdennetun tuen ja toimintamallin toimivuudesta. Kehittämisessä huomioitiin esihenkilöiden ja henkilöstön näkemyksiä ja kehitysideoita tehden muutoksia nopeasti ja ketterästi.

Työyhteisötuen mallin kehittäminen sisälsi systemaattisen prosessin kehittämisen, palveluvalikon muodostamisen (sis. eri palveluiden tuen toimet), työvälineiden luomisen koordinointiin ja tilanteiden seurantaan sekä prosessia tukevien kokousrakenteiden muodostamisen, jotta moniammatillinen osaaminen saatiin hyödynnettyä parhaalla tavalla työyhteisön tueksi. Viestinnän kanssa luotiin kaikille saavutettava ja helposti viestittävä infopaketti.

Kehittäminen on edellyttänyt uudenlaista työn tekemisen tapaa sekä palveluiden muotoilua ja räätälöintiä. Kehittäminen on tehty tähän asti omin voimin, joka on toisaalta mahdollistanut ketterän kehittämisen.

Yhteisessä kehittämisessä muodostunut toimintamalli:

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalle kehitetty työyhteisötuki on toimintamalli, jonka avulla annetaan räätälöityä tukea perustuen henkilöstökyselyiden tuloksiin sekä muihin valikoituihin mittareihin sekä kuultuun työyhteisöjen tarpeeseen. Työyhteisöjä tuetaan tarpeen mukaan, systemaattisesti ja oikea-aikaisesti. Ketään ei jätetä yksin.

Tukitoimet valitaan työyhteisölle juuri siihen tarpeeseen, joka sillä on. Valikoimassa on tuen toimina mm. johtamisen tukeminen, työyhteisön ja tiimien työskentelyn tukeminen, toimintakulttuurin muutoksen tukeminen, työsuojelun tukitoimet, henkilöstösuunnittelu, palvelussuhdeasioihin paneutuminen, pedagogiikan ja osaamisen kehittäminen, viestintään liittyvä tuki sekä talousosaamiseen liittyvä tuki.

Kohdennettuun työyhteisötukeen kehitettiin systemaattinen prosessi ja sitä tukevat työskentelytavat ja työvälineet:

1. Kohdennettu työyhteisötuki käynnistyy henkilöstökyselyiden tulosten julkaisemisen jälkeen. Tukea tarvitsevat työyhteisöt tunnistetaan henkilöstökyselyn tulosten sekä muiden yksikön tilannetta kuvaavien mittareiden perusteella. Näistä esimerkkeinä toimivat haastava rekrytointitilanne tai kasvaneet sairaspoissaolot.
2. Työyhteisön tilannekuva ja tarkempi tuen tarve selvitetään yhdessä yksikön esihenkilön kanssa ja sovitaan tavoitteet. Tässä vaiheessa tehdään alustava kehittämissuunnitelma ja sovitaan yhdessä esihenkilön kanssa, millä tukitoimilla edetään. Tästä esimerkkeinä työyhteisö coachauksen käynnistäminen, pedagogisen tuen tarjoaminen tai rekrytointiin kohdennetun tuen tarjoaminen.
3. Toteutetaan yhdessä sovittua suunnitelmaa ja aktivoidaan työyhteisöön kohdentuvat toimenpiteet sovituista hallinnon yksiköistä tai työterveydestä. Toimenpiteiden aikana tavataan ydintiimillä säännöllisesti kuullen tilanteesta ja sovitaan etenemisestä. Toteutusvaiheessa senior hr-partner järjestää tarvittavia väliarviointitapaamisia.
4. Prosessin lopussa arvioidaan tilanteen edistymistä tarkastelemalla henkilöstökyselyiden sekä muita valittuja mittareita ja peilataan kehitystä edellisen vuoden vastaaviin tuloksiin.

Toimialalla palvelukokonaisuuksien ja hallinnon senior HR-partner kuljettaa prosessia kytkien mukaan oikeat asiantuntijat ja varmistaen toimenpiteiden etenemisen ja vaikuttavuuden arvioinnin. Tukitoimet valitaan työyhteisölle juuri siihen tarpeeseen, joka sillä on. Tuen tarpeen taustalla voi olla pitkittynyt tai äkillinen haastava tilanne, johon tarvitaan ratkaisuja ja tukea.

Toimialan senior HR-partnerit johtavat prosessia ja ottavat mukaan ne asiantuntijat, jotka pystyvät ratkomaan juuri tietyn työyhteisön haasteita. Näin varmistetaan oikeat toimenpiteet ja prosessin onnistuminen. Moniammatillisella yhteistyöllä voidaan tarjota työyhteisöille tukea ja löytää räätälöityjä toimivia ratkaisuja systemaattisesti ja linjakkaasti.
Yhteistä työtä työhyvinvoinnin eteen on tehty vuoden 2023 aikana jo 46 kasvatuksen ja koulutuksen työyhteisössä; kouluissa, päiväkodeissa, oppilaitoksissa ja hallinnossa. Kohdennetun työyhteisötuen malli on yhdistänyt toimialan sisällä eri toimijoita kuten työsuojelu, turvallisuus, henkilöstöpalvelut, pedagogiset kehittämispalvelut yhteen sekä kytkien mukaan ulkopuoliset kumppanit kuten työterveyshuollon.

Esihenkilöiltä on tullut hyvää palautetta, että ovat saaneet tukea mallin kautta. Tuki on kohdentunut oikein ja sille on ollut kysyntää. Osassa toimialan palvelukokonaisuuksia sairaspoissaolot ovat myös laskeneet. Kunta-10 henkilöstökyselyn tuloksien julkaisemisen jälkeen arvioidaan työyhteisöjen tilanteen edistymistä tarkastelemalla henkilöstökyselyitä sekä muita valittuja mittareita ja peilataan kehitystä edellisen vuoden vastaaviin tuloksiin, jonka jälkeen käydään keskustelua työyhteisöjen tuen jatkotarpeesta.

Kohdennetun työyhteisötuen mallin tuntemus lisääntyy toimialalla tekemisen kautta. Muutokset eivät toteudu hetkessä vaan vaativat systemaattista yhteistä työtä. Kehittämistyötä jatketaan. Mallin jatkokehitys nähdään tarpeellisena, jotta voidaan vastata vielä paremmin tuen tarpeisiin.

Pidemmän aikavälin tavoitteena on ”yhden luukun periaate” haastaviin henkilöstötilanteisiin esihenkilöille. Lisäksi on havaittu tarve tunnistaa yksiköiden tilannetta ja tarvetta entistä ketterämmin (”liikennevalot”), jolloin voidaan kohdentaa paremmin oikeanlainen palvelu; ns. milloin kohdennettu tuki, milloin kyse muusta avusta.
Kohdennetun-työyhteisötuen-prosessi_Helsingin kaupunki.pdf

Toimialat

Toiminnot

Teemat