Kun tieto kulkee ja kaikilla on selkeä kuva tavoitteista, työ sujuu paremmin. Kunta-alan nuorten verkosto nosti koosteessaan sisäiseen viestintään panostamisen yhdeksi tärkeäksi asiaksi, joka lisää kunnissa työskentelyn kiinnostavuutta.
Sisäinen viestintä on organisaation toiminnan perusta. Se varmistaa, että kaikki tietävät yhteisen suunnan ja ymmärtävät oman roolinsa kokonaisuudessa. Hyvä sisäinen viestintä ehkäisee väärinymmärryksiä ja tukee työn mielekkyyttä. Se vahvistaa luottamusta ja antaa työntekijöille mahdollisuuden vaikuttaa.
Kun tieto kulkee avoimesti ja ajallaan, työyhteisö toimii paremmin – ja ihmiset viihtyvät paremmin. Hyvä sisäinen viestintä mahdollistaa sen, että työntekijät pystyvät paremmin keskittymään omiin töihinsä ja luottamaan siihen, että tieto kulkee kunnan sisällä. Asikkalan kunnan varhaiskasvatuspäällikkö ja kunta-alan nuorten verkoston jäsen Nerinda Laine haastatteli kunnan hallinto- ja henkilöstöpäällikkö Heidi Huldénia aiheeseen liittyen.
Asikkalassa sisäinen viestintä on koko työyhteisön vastuulla
– Meillä Asikkalan kunnassa sisäisen viestinnän kehittäminen on tärkeää ja sitä toteutetaan monikanavaisesti. Henkilöstö- ja hallintoasioissa käytämme muun muassa intranetiä sekä sähköpostia, Heidi Huldén toteaa.
Sisäisen viestinnän toteuttaminen ei ole Asikkalassa vain yhden työntekijän harteilla, vaan sitä toteuttaa useampi työntekijä.
– Huomaamme myös nopeasti, jos sisäinen viestintä ei hallinto- ja henkilöstöasioissa toimi. Silloin työntekijöiltä tulee enemmän kysymyksiä ja työkuorma lisääntyy, Huldén jatkaa.
Kuten kaikessa viestinnässä, on sisäisessä viestinnässä avainasemassa ennakointi. Huldénin mukaan henkilöstöpalvelun viikoittaisessa palaverissa käydään läpi ja myös suunnitellaan tulevien tiedotettavien asioiden sisäistä viestintää.
– Esihenkilöillä on kunnassa suuri vastuu viedä tietoa omille tiimeillensä eteenpäin esimerkiksi esihenkilöinfoissa. Tämän vuoksi myös esihenkilöiden kouluttaminen tuottamaan sisäistä viestintää on tärkeää, Huldén kertoo.
Myös varhaiskasvatuspäällikkö Nerinda Laine on samaa mieltä Huldénin kanssa.
– Yhtenäisillä sisäisen viestinnän pelisäännöillä ja toimintatavoilla edesautetaan myös henkilöstön tasaveroista kohtelua, Laine toteaa.
Suunnitelmallisuus ja ennakointi auttavat onnistumaan viestinnässä
Sisäiseen viestintään panostaminen on työn sujuvuuden kannalta tärkeää. Myös palvelualueiden yhteistyön näkökulmasta sisäistä viestintää on syytä edistää. Asikkalan kunnassa on tehty konkreettisia toimia sisäisen viestinnän toimivuuden kehittämiseksi.
– Meneillään olevan organisaatiouudistuksen myötä viestintäpalvelut siirtyvät yhteisiin palveluihin ja tämä tulee varmasti näkymään myös sisäisessä viestinnässä. Uudelleen organisointi edesauttaa sisäisen viestinnän kehittämistä.
Lisäksi kunnassa on luotu viikoittaiset palaverit sisäisen viestinnän edistämistä varten. Sisäinen viestintä onkin nykyään huomattavasti suunnitellumpaa ja ennakoidumpaa kuin ennen.
– Sisäistä viestintää ei voi olla koskaan liikaa, Huldén toteaa.
Kun viestintä toimii, koko työyhteisö toimii ja se näkyy työyhteisöissä sujuvampana arkena, parempana palveluna ja sitoutuneempina työntekijöinä.
Näin kehität sisäistä viestintää
1. Luo avoimuuden kulttuuri
- Rohkaise jokaista avoimeen ja rehelliseen viestintään
- Vahvista ja tue johtajien ja esihenkilöiden roolia sisäisessä viestinnässä
2. Määrittele selkeät viestintäkanavat ja -käytännöt
- Valitse sopivat työkalut ja määritä niiden käyttötavat.
- Yhdistä kirjallista viestintää, tallenteita, infograafeja ja tilaisuuksia
- Visuaalisuus ja selkeys parantavat viestin ymmärrettävyyttä.
- Sovi mikä tieto kulkee missäkin kanavassa
3. Viesti tilaisuuksien avulla
- Esimerkiksi viikkopalaverit, kuukausikatsaukset tai tiimipalaverit auttavat pitämään kaikki kartalla.
- Panosta siihen, että kokoukset ovat tehokkaita ja osallistavia
4. Kuuntele aktiivisesti
- Luo tapoja ja kanavia, joilla työntekijät voivat tuoda esiin huolia, ideoita ja palautetta
- Näytä, että palaute johtaa konkreettisiin toimiin.
6. Varmista viestinnän johdonmukaisuus
- Eri lähteistä tulevien viestien tulee tukea toisiaan ja olla yhtenäisiä.
- Erityisesti muutostilanteissa johdon viestinnän täytyy olla tarkkaa ja yhdenmukaista.
7. Kehitä viestintäosaamista
- Kouluta työntekijöitä viestinnästä: miten antaa rakentavaa palautetta, miten viestiä selkeästi, miten kuunnella aktiivisesti.
8. Hyödynnä epämuodollista viestintää
- Tiimien kesken epävirallinen jutustelu (kahvihetket, afterworkit, yhteiset tauot) vahvistaa luottamusta ja helpottaa virallista viestintää.
- Luo paikkoja ja tilaisuuksia, joissa spontaani keskustelu on mahdollista.
9. Tee sisäisestä viestinnästä kiinnostavaa
- Älä tyydy tylsään tiedottamiseen – lisää persoonallisuutta, huumoria ja tarinankerrontaa.
- Viestinnän pitäisi innostaa, ei puuduttaa.
10. Seuraa ja mittaa viestinnän toimivuutta
- Tee säännöllisesti kyselyjä viestinnän toimivuudesta ja kerää palautetta.
- Kehitä toimintaa saatujen tulosten pohjalta.
Hyödynnä Tekojen torin vinkit aiheesta ja ota ideat käyttöön työpaikallesi!
Kangasalan kunta Viestinnän kytkeminen osaksi talous- ja tuottavuusohjelmaa | Tärkeissä Töissä
Kouvolan kaupunki TorstaiTärskyt | Tärkeissä Töissä
Lapin hyvinvointialue Esihenkilöiden yhteisöllisyyden, osaamisen ja vuorovaikutuksen kehittäminen suurien etäisyyksien Lapissa | Tärkeissä Töissä
Oulun kaupunki Osaamisen kehittämistä klinikoiden avulla | Tärkeissä Töissä
Pohjois-Karjalan hyvinvointialue Taukotupa – koko henkilöstön yhteinen virtuaalinen taukopaikka | Tärkeissä Töissä
Teksti: Nerinda Laine, Henna Honkalo ja Anna-Mari Jaanu
